ZUGFeRD-Profile: MINIMUM, BASIC, EN 16931, EXTENDED — was brauche ich?
ZUGFeRD ist nicht ein einzelnes Format, sondern eine Familie von Profilen mit steigendem Detailgrad. Das kann verwirrend sein: Welches Profil erfüllt die E-Rechnungspflicht? Welches braucht DATEV? Und warum gibt es überhaupt verschiedene Stufen?
> Kurzantwort: Für die E-Rechnungspflicht und die meisten B2B-Szenarien brauchen Sie das Profil EN 16931 (COMFORT). Es ist EN-16931-konform, wird von DATEV, Lexware und sevDesk optimal verarbeitet und enthält alle Pflichtfelder ohne Überdimensionierung.
Warum gibt es verschiedene ZUGFeRD-Profile?
Die Profile definieren, welche Felder (Business Terms) im eingebetteten XML enthalten sein müssen. Eine einfache Barquittung enthält andere Daten als eine komplexe Industrierechnung mit Rabatten und Zahlungsplänen. Je höher das Profil, desto mehr Pflichtfelder.
Was enthält das Profil MINIMUM?
| Eigenschaft | Details |
|---|---|
| Enthaltene Daten | Rechnungsnummer, Datum, Verkäufername, Währung, Bruttobetrag, Steuerbetrag |
| Positionsdaten | Nein |
| Zahlungsinformationen | Nein |
| EN-16931-konform | Nein |
MINIMUM enthält nur die absoluten Basisdaten — im Wesentlichen ein maschinenlesbarer Rechnungskopf. Nicht für die E-Rechnungspflicht geeignet.
Was enthält das Profil BASIC WL?
| Eigenschaft | Details |
|---|---|
| Enthaltene Daten | Kopfdaten + Käufer/Verkäufer-Adressen + USt-IdNrn. + Zahlungsinformationen |
| Positionsdaten | Nein |
| EN-16931-konform | Nein |
BASIC WL (Without Lines) erweitert MINIMUM um Adressdaten und Zahlungsdetails, aber weiterhin ohne Rechnungspositionen. Nicht für die E-Rechnungspflicht geeignet.
Was enthält das Profil BASIC?
| Eigenschaft | Details |
|---|---|
| Enthaltene Daten | Kopfdaten + Adressen + Zahlungsinformationen + Positionen |
| Positionsdaten | Ja (Artikelname, Menge, Einheit, Einzelpreis, Positionsbetrag) |
| EN-16931-konform | Nein (fast, aber nicht vollständig) |
BASIC ist das erste Profil mit vollständigen Positionsdaten. Allerdings fehlen einige Pflichtfelder, die EN 16931 vorschreibt. Nicht ausreichend für die E-Rechnungspflicht ab 2027/2028.
Was enthält das Profil EN 16931 (COMFORT)?
| Eigenschaft | Details |
|---|---|
| Enthaltene Daten | Alle Pflichtfelder der EN 16931 |
| Positionsdaten | Ja (vollständig) |
| Zahlungsinformationen | Ja (inkl. Zahlungsbedingungen, Skonto) |
| USt-Aufschlüsselung | Vollständig (BG-23: Tax Breakdown) |
| EN-16931-konform | Ja |
Das EN-16931-Profil (in älteren Dokumentationen als COMFORT bezeichnet) ist der Sweet Spot für die meisten Unternehmen. Es enthält:
- Alle Pflicht-Business-Terms (BT-1 bis BT-153)
- Vollständige Steueraufschlüsselung nach Kategorien
- Zahlungsinformationen mit IBAN, BIC, Fälligkeitsdatum
- Rechnungspositionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuerkategorie
- Verkäufer- und Käuferdaten mit Adressen und Steuer-IDs
Einsatz: Alle B2B-Rechnungen im Inland. Erfüllt die E-Rechnungspflicht. Von DATEV, Lexware, sevDesk und allen gängigen Buchhaltungsprogrammen unterstützt.
Was enthält das Profil EXTENDED?
| Eigenschaft | Details |
|---|---|
| Enthaltene Daten | EN 16931 + zusätzliche Felder |
| Positionsdaten | Ja (erweitert: Artikelnummern, Rabatte, Zulagen) |
| Zahlungsinformationen | Ja (erweitert: Zahlungsplan, Ratenzahlung) |
| EN-16931-konform | Ja (Obermenge) |
EXTENDED enthält alle EN-16931-Felder plus zusätzliche Business Terms: detaillierte Artikelinformationen (EAN, Herstellernummer), positionsbezogene Rabatte, erweiterte Zahlungsbedingungen, Lieferinformationen und Referenzen auf Bestellungen.
Einsatz: Komplexe Geschäftsprozesse in der Industrie, Automobilbranche, Großhandel.
Welches Profil sollte ich wählen?
Die Antwort ist für die meisten Unternehmen einfach: EN 16931 (COMFORT).
- Stellen Sie Rechnungen an andere Unternehmen? → EN 16931 oder höher
- Verarbeitet Ihr Empfänger EXTENDED? → Wenn ja und Sie die Daten haben: EXTENDED. Wenn nein: EN 16931
- Nur interne Belege? → MINIMUM oder BASIC WL reichen
- Unsicher? → EN 16931. Es erfüllt die Anforderungen und wird von jeder Software verarbeitet
Welche Software verarbeitet welche Profile am besten?
| Software | MINIMUM | BASIC | EN 16931 | EXTENDED |
|---|---|---|---|---|
| DATEV | Lesbar | Lesbar | Empfohlen | Lesbar |
| Lexware | Lesbar | Lesbar | Empfohlen | Teilweise |
| sevDesk | Lesbar | Lesbar | Empfohlen | Teilweise |
| SAP | Lesbar | Lesbar | Lesbar | Empfohlen |
Die meisten Programme können alle Profile lesen, aber die automatische Verarbeitung funktioniert am besten mit dem Profil, für das die Software optimiert ist. Für DATEV, Lexware und sevDesk ist das EN 16931.
Was erzeugt TaxLayer?
TaxLayer erzeugt ZUGFeRD-Dateien im Profil EN 16931 (COMFORT) — die bewusste Entscheidung für den Praxis-Standard:
- Gesetzeskonform: Erfüllt alle Anforderungen des Wachstumschancengesetzes
- Universell kompatibel: Wird von DATEV, Lexware, sevDesk optimal verarbeitet
- Nicht überdimensioniert: Keine EXTENDED-Pflichtfelder, die zu Validierungsfehlern führen
Wenn Sie XRechnung benötigen (für öffentliche Auftraggeber), erzeugt TaxLayer alternativ eine XRechnung 3.0 im UBL-2.1-Format. Prüfen Sie das Ergebnis mit dem kostenlosen Validator.
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Häufig gestellte Fragen
Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich für die E-Rechnungspflicht?
Mindestens EN 16931 (COMFORT). Die niedrigeren Profile MINIMUM, BASIC WL und BASIC erfüllen die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes nicht, da sie nicht EN-16931-konform sind.
Was ist der Unterschied zwischen BASIC und EN 16931?
BASIC enthält zwar Positionsdaten, ist aber nicht EN-16931-konform — es fehlen bestimmte Summenfelder und Validierungsregeln. EN 16931 (COMFORT) erfüllt alle Anforderungen der europäischen Norm.
Wann sollte ich das Profil EXTENDED verwenden?
Nur wenn Ihr Empfänger ein ERP-System hat, das EXTENDED verarbeitet, und Sie die zusätzlichen Daten (Artikelnummern, Ratenzahlung, Lieferdetails) haben. Für die meisten Unternehmen ist EN 16931 ausreichend.
Kann DATEV alle ZUGFeRD-Profile lesen?
Ja, DATEV kann alle Profile lesen. Die automatische Verarbeitung funktioniert aber am besten mit EN 16931, da dort alle Positionsdaten und Steueraufschlüsselungen enthalten sind. Mehr: DATEV & E-Rechnung.
Warum nicht einfach EXTENDED für alles verwenden?
EXTENDED erfordert mehr Pflichtfelder (z.B. Artikelnummern, Lieferadressen). Wenn Sie diese Daten nicht haben, führt das zu Validierungsfehlern. EN 16931 ist der sichere Standard ohne überflüssige Pflichtfelder.
Welches Profil erzeugt TaxLayer?
TaxLayer erzeugt ZUGFeRD-Dateien im Profil EN 16931 (COMFORT) — gesetzeskonform, universell kompatibel und ohne überdimensionierte Pflichtfelder.
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