PDF zu ZUGFeRD konvertieren: Anleitung in 3 Schritten

Viele Unternehmen erstellen ihre Rechnungen noch als einfache PDF-Dateien — mit Word, Excel oder einer Buchhaltungssoftware, die kein E-Rechnungsformat unterstützt. Diese PDFs erfüllen nicht die Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Die gute Nachricht: Sie müssen Ihren Rechnungsworkflow nicht umstellen, sondern können bestehende PDFs einfach konvertieren.

> Kurzantwort: Mit TaxLayer laden Sie Ihre PDF-Rechnung hoch, die KI extrahiert alle Daten automatisch und erzeugt eine validierte ZUGFeRD 2.1 PDF/A-3 Datei. Der gesamte Vorgang dauert unter 30 Sekunden, die Daten verlassen nicht Ihren Browser.

Warum sollte ich meine PDF-Rechnungen in ZUGFeRD konvertieren?

Ab 2027 bzw. 2028 müssen alle B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung versendet werden. Eine einfache PDF erfüllt diese Anforderung nicht. ZUGFeRD ist für die meisten Unternehmen die praktischste Lösung, weil die Rechnung weiterhin als PDF lesbar ist und gleichzeitig maschinenlesbare Daten enthält.

Der TaxLayer löst dieses Problem: Er nimmt Ihre bestehende PDF-Rechnung und wandelt sie automatisch in eine ZUGFeRD 2.1 PDF/A-3 Datei um.

Wie funktioniert die Konvertierung Schritt für Schritt?

Schritt 1: PDF hochladen

Öffnen Sie den TaxLayer und ziehen Sie Ihre PDF-Rechnung in den Upload-Bereich. Unterstützt werden alle gängigen PDF-Rechnungen bis 20 MB.

Schritt 2: KI-Extraktion prüfen

TaxLayer analysiert das PDF und extrahiert automatisch:

• Rechnungsnummer und Datum
• Verkäufer- und Käuferdaten
• USt-IdNr. und Steuernummern
• IBAN und Zahlungsinformationen
• Alle Rechnungspositionen mit Mengen und Preisen
• Steueraufschlüsselung nach Steuersätzen

Anschließend wird das Ergebnis gegen die EN 16931 Pflichtfelder validiert. Fehlende Felder werden markiert, damit Sie sie ergänzen können.

Schritt 3: ZUGFeRD-PDF herunterladen

Sie erhalten eine PDF/A-3 Datei mit eingebettetem factur-x.xml. Diese Datei ist:

• Menschenlesbar: Sieht aus wie Ihre Original-Rechnung
• Maschinenlesbar: Enthält alle Daten als strukturiertes XML
• EN 16931 konform: Erfüllt die europäische Rechnungsnorm im Profil EN 16931 (COMFORT)
• KoSIT-validierbar: Kann mit dem offiziellen KoSIT Validator geprüft werden

Wie kann ich das Ergebnis nach der Konvertierung prüfen?

Prüfen Sie das Ergebnis nach der Konvertierung mit dem kostenlosen ZUGFeRD & XRechnung Validator — funktioniert auch mit ZUGFeRD-PDFs direkt im Browser. Alternativ können Sie eine XRechnung über den XRechnung Generator formularbasiert erstellen.

Was ist, wenn ich statt ZUGFeRD XRechnung brauche?

Kein Problem. Nach der KI-Extraktion können Sie das Ausgabeformat wechseln. TaxLayer erzeugt wahlweise ZUGFeRD 2.1 oder XRechnung 3.0 — die Daten müssen nicht neu eingegeben werden.

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