PDF zu ZUGFeRD konvertieren: Anleitung in 3 Schritten

Warum PDF zu ZUGFeRD konvertieren?

Viele Unternehmen erstellen ihre Rechnungen noch als einfache PDF-Dateien — mit Word, Excel oder einer Buchhaltungssoftware, die kein E-Rechnungsformat unterstützt. Diese PDFs erfüllen nicht die Anforderungen der E-Rechnungspflicht.

Der TaxLayer löst dieses Problem: Er nimmt Ihre bestehende PDF-Rechnung und wandelt sie automatisch in eine ZUGFeRD 2.1 PDF/A-3 Datei um.

Schritt 1: PDF hochladen

Öffnen Sie den TaxLayer und ziehen Sie Ihre PDF-Rechnung in den Upload-Bereich. Unterstützt werden alle gängigen PDF-Rechnungen bis 20 MB.

Schritt 2: KI-Extraktion abwarten

TaxLayer analysiert das PDF und extrahiert automatisch:

• Rechnungsnummer und Datum
• Verkäufer- und Käuferdaten
• USt-IdNr. und Steuernummern
• IBAN und Zahlungsinformationen
• Alle Rechnungspositionen mit Mengen und Preisen
• Steueraufschlüsselung nach Steuersätzen

Anschließend wird das Ergebnis gegen die EN 16931 Pflichtfelder validiert.

Schritt 3: ZUGFeRD-PDF herunterladen

Sie erhalten eine PDF/A-3 Datei mit eingebettetem factur-x.xml. Diese Datei ist:

• Menschenlesbar: Sieht aus wie Ihre Original-Rechnung
• Maschinenlesbar: Enthält alle Daten als strukturiertes XML
• EN 16931 konform: Erfüllt die europäische Rechnungsnorm
• KoSIT-validierbar: Kann mit dem offiziellen Validator geprüft werden

Häufige Fragen

Wird meine Original-PDF verändert?

Nein. Die Original-PDF bleibt erhalten. Der Transformer erstellt eine neue Datei mit dem Suffix _zugferd.pdf.

Was passiert mit meinen Daten?

Ihre Rechnungsinhalte (PDF, extrahierte Daten, XML) werden nicht gespeichert. Sie werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und danach sofort verworfen. Gespeichert werden nur Kontodaten und Nutzungszähler in Firebase (Frankfurt). DSGVO-konform.

Wie genau ist die KI-Extraktion?

Die Extraktion ist für standardmäßige deutsche Rechnungen sehr genau. Bei ungewöhnlichen Layouts empfehlen wir, das Ergebnis zu prüfen.