Kan jeg udskrive en e-faktura og arkivere udskriften?

Nej. Ifølge GoBD-reglerne skal elektroniske dokumenter opbevares i det originale format. Et udskrift af en ZUGFeRD-PDF eller XRechnung XML opfylder ikke kravene. Den originale fil skal forblive gemt digitalt.

Er det nok at gemme ZUGFeRD-PDF'en som en almindelig PDF?

ZUGFeRD-filen ER en PDF — du gemmer den som enhver anden PDF-fil. Vigtigt: brug "Gem som" i stedet for "Udskriv til PDF", da sidstnævnte fjerner den indlejrede XML.

Kan jeg opbevare e-fakturaer i skyen?

Ja, forudsat at cloududbyderen opfylder GoBD-kravene: uforanderlighed, sporbarhed, adgang for skatterevisioner. Servere skal være placeret i EU. Udbydere som Google Cloud, AWS (Frankfurt) eller Microsoft Azure (Tyskland) er egnede.

Hvad sker der, hvis jeg ikke arkiverer e-fakturaer korrekt?

Under en skatterevision kan skattemyndigheden afvise dit regnskab og estimere din fortjeneste (§ 162 AO). Derudover kan fradrag for indgående moms nægtes, hvis den originale faktura ikke kan fremvises.

E-fakturaarkivering: GoBD-kompatibel opbevaring af ZUGFeRD og XRechnung

Med e-fakturakravet fra 2025 står virksomheder over for et ofte overset spørgsmål: hvordan arkiverer jeg ZUGFeRD- og XRechnung-filer, så de overholder GoBD-kravene (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern — Principper for korrekt bogføring og opbevaring af bøger, optegnelser og dokumenter i elektronisk form)?

> Kort svar: E-fakturaer skal opbevares i det originale digitale format i 10 år — ZUGFeRD som PDF, XRechnung som XML. Udskrift eller konvertering til et andet format er ikke GoBD-kompatibelt. Cloudopbevaring er tilladt, hvis serverne er i EU.

Hvor længe skal e-fakturaer opbevares?

Opbevaringspligten er 10 år (§ 147 AO, § 257 HGB). Perioden begynder ved udgangen af det kalenderår, hvori fakturaen blev udstedt eller modtaget.

Eksempel: En faktura fra 15. marts 2026 skal opbevares indtil 31. december 2036.

Denne forpligtelse gælder for:

Udgående e-fakturaer (dem du sender)
Indgående e-fakturaer (dem du modtager)
Alle formater: ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X

Hvad kræver GoBD for elektroniske fakturaer?

GoBD stiller fire centrale krav til arkivering af elektroniske dokumenter:

1. Opbevaring i originalt format

En e-faktura skal opbevares i det format, den blev modtaget eller oprettet i:

ZUGFeRD: Den originale PDF-fil med indlejret XML
XRechnung: Den originale XML-fil

Et udskrift, skærmbillede eller konvertering til et andet format (f.eks. JPEG, TIFF) er ikke tilstrækkeligt.

2. Uforanderlighed

Den arkiverede fil må ikke kunne ændres efter opbevaring. Det betyder:

Ingen lagring på et almindeligt filsystem, hvor medarbejdere kan slette eller overskrive filer
Ideelt set et dokumenthåndteringssystem (DMS) med versionering og sletningsbeskyttelse
Alternativt: WORM-lagring (Write Once Read Many) eller en cloudtjeneste med passende konfiguration

3. Sporbarhed (proceduredokumentation)

Du skal dokumentere, hvordan e-fakturaer modtages, behandles og arkiveres. Dette dokument kaldes proceduredokumentation (Verfahrensdokumentation) og anmodes om under skatterevisioner.

4. Adgang for skatterevisioner

Skattemyndigheden skal have adgang til arkiverede e-fakturaer under en revision — i det originale format og maskinlæsbart. Det betyder, at XML-dataene (ikke kun PDF-visningen) skal være tilgængelige.

Hvilke arkiveringsløsninger er egnede?

Dokumenthåndteringssystemer (DMS)

Professionelle DMS-løsninger som d.velop, ELO, DocuWare eller ecoDMS tilbyder:

Automatisk import af e-fakturaer via e-mail
Versionering og sletningsbeskyttelse
Fuldtekstsøgning i XML-data
GoBD-certificering

Cloudopbevaring med adgangskontroller

For mindre virksomheder kan cloudopbevaring være tilstrækkelig, hvis:

Servere er placeret i EU (Google Cloud Frankfurt, AWS Frankfurt, Azure Tyskland)
Adgangsrettigheder er konfigureret, så filer ikke kan slettes
Proceduredokumentation foreligger

Regnskabssoftware med arkivfunktion

Mange programmer som DATEV, Lexware og sevDesk tilbyder integreret arkivering:

E-fakturaen gemmes automatisk i originalform ved import
Knyttet til bogføringsposten
Eksport til skatterevisioner

Hvilke fejl bør jeg undgå?

Fejl	Hvorfor det er problematisk	Løsning
Udskriv e-faktura og arkiver papirkopi	Ikke originalt format, overtræder GoBD	Gem digitalt i originalt format
"Udskriv til PDF" i stedet for "Gem som"	Fjerner indlejret XML fra ZUGFeRD	Brug altid "Gem som"
Konverter XRechnung XML til PDF og arkiver kun PDF'en	Originalen går tabt	Bevar altid XML-filen
Gem på lokalt skrivebord uden backup	Risiko for datatab, ingen sletningsbeskyttelse	Brug cloud eller DMS med backup
Ingen proceduredokumentation	Skattemyndighed kan anfægte regnskabet	Opret proceduredokumentation

Skal jeg arkivere både XML og PDF?

For ZUGFeRD er dette ikke et problem — XML'en er indlejret i PDF'en. Når du gemmer ZUGFeRD-PDF-filen, har du automatisk også XML'en.

For XRechnung er der ingen PDF. Kun den originale XML-fil er underlagt arkiveringspligten. En visuel kopi (PDF-visualisering) kan opbevares ekstra, men er ikke påkrævet.

Tip: Tjek modtagne e-fakturaer før arkivering med den gratis TaxLayer Validator for fuldstændighed. På denne måde kan du identificere manglende obligatoriske felter med det samme og bede afsenderen om en rettelse.

Hvad sker der ved ukorrekt arkivering?

Under en skatterevision kan skattemyndigheden:

Afvise dit regnskab og estimere fortjeneste (§ 162 AO)
Nægte fradrag for indgående moms, hvis den originale faktura ikke kan fremvises
Pålægge forsinkelsesstraffe (§ 146 stk. 2c AO: 2.500 € pr. påbegyndt dag)

Tjekliste: GoBD-kompatibel e-fakturaarkivering

Gem e-fakturaer i det originale format (ZUGFeRD-PDF eller XRechnung XML)
Sørg for uforanderlighed (DMS, WORM-lagring eller cloud med sletningsbeskyttelse)
Opret og vedligehold proceduredokumentation
Sørg for adgang til skatterevisioner (eksportfunktion, maskinlæsbar)
Overhold opbevaringsperioden på 10 år
Dokumenter din backupstrategi

---

TaxLayer opretter dine udgående fakturaer som validerede ZUGFeRD- eller XRechnung-filer — arkivklare ved download. Prøv det gratis: 2 konverteringer/måned uden kreditkort.