Recevoir et traiter des factures électroniques : comment bien faire

L'obligation de réception des factures électroniques s'applique depuis le 1er janvier 2025 à toutes les entreprises en Allemagne sans exception. Alors que l'obligation d'envoi est introduite par phases, en tant que destinataire de factures, vous devez déjà pouvoir recevoir et traiter des factures électroniques structurées selon EN 16931.

> Réponse rapide : Depuis 2025, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques au format ZUGFeRD ou XRechnung. Les fichiers ZUGFeRD peuvent être ouverts comme un PDF normal ; le XML XRechnung peut être visualisé avec un visualiseur ou importé dans votre logiciel comptable.

Que signifie l'obligation de réception en pratique ?

La loi sur les opportunités de croissance oblige toutes les entreprises depuis 2025 à accepter les factures électroniques — quelle que soit la taille ou le chiffre d'affaires. Vous ne pouvez pas rejeter une facture électronique et insister sur un format papier ou un simple PDF.

Concrètement, cela signifie :

• Vous avez besoin d'une boîte e-mail ou d'un canal par lequel les factures électroniques peuvent être reçues
• Vous devez pouvoir traiter le fichier reçu dans votre comptabilité
• Vous devez archiver la facture électronique dans son format original (ne pas l'imprimer)

Quels formats recevrez-vous en tant que destinataire ?

En pratique, vous recevrez deux formats :

ZUGFeRD (le plus courant en B2B) : un fichier PDF qui ressemble à une facture normale. En arrière-plan, un fichier XML lisible par la machine est intégré. Vous pouvez ouvrir et lire le fichier avec n'importe quel lecteur PDF — le traitement automatique est géré par votre logiciel comptable.

XRechnung (principalement du secteur public) : un fichier XML pur sans vue PDF. Il est optimisé pour le traitement par machine mais n'est pas directement lisible par l'œil humain. Vous avez besoin d'un visualiseur ou d'un logiciel capable d'afficher XRechnung.

Comment traiter une facture ZUGFeRD ?

ZUGFeRD est le cas le plus simple :

1. Ouvrir : ouvrez le fichier comme un PDF normal et vérifiez-le visuellement
2. Importer : chargez le fichier dans votre logiciel comptable — DATEV, Lexware, sevDesk et la plupart des systèmes ERP reconnaissent automatiquement le XML intégré
3. Vérifier : comparez les données extraites (montant, TVA, numéro de facture) avec la vue PDF
4. Comptabiliser : comptabilisez la facture comme d'habitude — la plupart des champs sont automatiquement transférés
5. Archiver : stockez le fichier ZUGFeRD original (pas seulement la vue PDF) de manière conforme aux GoBD

Comment traiter une XRechnung ?

XRechnung nécessite une étape supplémentaire car il n'y a pas de PDF lisible :

1. Visualiser : ouvrez le fichier XML avec le Visualiseur XML TaxLayer gratuit — tous les champs de facturation sont affichés clairement
2. Valider : vérifiez optionnellement avec le Validateur XRechnung si tous les champs obligatoires EN 16931 sont présents
3. Importer : chargez le fichier XML dans votre logiciel comptable
4. Archiver : conservez le fichier XML original

Que faire si mon logiciel ne peut pas traiter les factures électroniques ?

Si votre logiciel comptable ne prend pas encore en charge l'import automatique de factures électroniques :

• ZUGFeRD : vous pouvez utiliser la vue PDF comme avant et transférer manuellement les données. Les données XML ne sont pas perdues — elles restent intégrées dans le fichier pour plus tard.
• XRechnung : utilisez le Visualiseur XML TaxLayer pour afficher les données de facturation dans une vue lisible. De là, vous pouvez saisir manuellement les valeurs dans votre système comptable.

À long terme, nous recommandons de mettre à jour ou de changer votre logiciel. Tous les programmes courants (DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat, FastBill) prennent désormais en charge l'import de factures électroniques.

Dois-je valider les factures électroniques entrantes ?

La validation n'est pas légalement obligatoire mais recommandée pour deux raisons :

1. Sécurisez votre déduction de TVA en amont : une facture électronique avec des champs obligatoires manquants (par ex. pas de numéro de TVA, postes manquants) peut mettre en péril la déduction de TVA en amont
2. Détectez les erreurs tôt : mieux vaut notifier immédiatement l'expéditeur des erreurs que des mois plus tard lors d'un contrôle fiscal

Le Validateur TaxLayer gratuit vérifie tous les champs obligatoires EN 16931 directement dans le navigateur — sans installation, sans envoi à un serveur.

Comment archiver correctement les factures électroniques reçues ?

Les factures électroniques sont soumises à la même obligation de conservation que les factures papier (10 ans). Important : la facture électronique doit être conservée dans le format original :

• ZUGFeRD : enregistrez le fichier PDF original avec le XML intégré (pas comme impression ou capture d'écran)
• XRechnung : enregistrez le fichier XML original

Une impression ou une conversion dans un autre format n'est pas conforme aux GoBD. Plus de détails dans notre article Archivage conforme GoBD des factures électroniques.

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