XRechnung vs. ZUGFeRD: welk formaat heb ik nodig?
Sinds de e-facturatieverplichting van 2025 staan bedrijven voor een concrete keuze: XRechnung of ZUGFeRD? Beide formaten voldoen aan de Europese norm EN 16931, maar zijn ontworpen voor verschillende toepassingen. Het kiezen van het verkeerde formaat kan ertoe leiden dat facturen door de ontvanger worden geweigerd. Dit is bijzonder relevant voor Nederlandse bedrijven die zakendoen met Duitse partners.
> Kort antwoord: Voor B2B-facturen aan bedrijven is ZUGFeRD de betere keuze, omdat de PDF leesbaar is zonder speciale software. Voor facturen aan overheidsinstanties is XRechnung wettelijk verplicht. Beide voldoen aan de e-facturatieverplichting.
Hoe verschillen XRechnung en ZUGFeRD technisch?
| Eigenschap | ZUGFeRD 2.1 | XRechnung |
|---|---|---|
| Bestandsformaat | PDF/A-3 (PDF + XML) | Puur XML |
| XML-syntaxis | UN/CEFACT CII | UBL 2.1 (of CII) |
| Leesbaar voor mensen | Ja (PDF-weergave) | Nee (viewer vereist) |
| Machineleesbaar | Ja (ingebedde XML) | Ja |
| Primair gebruik | B2B algemeen | Overheidsinstanties |
| Leitweg-ID | Optioneel | Verplicht |
| Profielen | MINIMUM tot EXTENDED | Alleen EN 16931 |
De structuur en verschillen van de ZUGFeRD-profielen (MINIMUM, BASIC, EN 16931, EXTENDED) worden in een apart artikel uitgelegd.
Wanneer is ZUGFeRD het juiste formaat?
ZUGFeRD is de juiste keuze wanneer:
- Uw ontvanger een bedrijf is (B2B)
- De ontvanger mogelijk geen e-facturatiesoftware heeft
- U een hybride oplossing nodig heeft (PDF + machineleesbaar)
- U internationaal werkt (ZUGFeRD = Factur-X in Frankrijk)
- Uw belastingadviseur met DATEV werkt — ZUGFeRD-bestanden worden daar bijzonder goed verwerkt
Het grote voordeel: zelfs ontvangers zonder speciale software kunnen de factuur als een normale PDF openen. De ingebedde XML maakt tegelijkertijd automatische verwerking mogelijk. Meer over het hybride formaat vindt u in Wat is ZUGFeRD?.
Wanneer moet ik XRechnung gebruiken?
XRechnung is vereist wanneer:
- Uw ontvanger een overheidsinstantie is (federale, staats- of gemeentelijke instanties)
- Een Leitweg-ID is opgegeven
- Het PEPPOL-portaal of de ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) wordt gebruikt
- XRechnung uitdrukkelijk wordt gevraagd
XRechnung is een puur XML-bestand. Zonder visualisatietool toont het onleesbare code. Dit maakt het ideaal voor geautomatiseerde overheidsworkflows, maar onpraktisch voor kleinere ontvangers.
Welk formaat is geschikt voor welke toepassing?
| Toepassing | Aanbeveling | Motivering |
|---|---|---|
| Facturen aan federale instanties | XRechnung | Wettelijk verplicht |
| Facturen aan deelstaatinstanties | XRechnung | Doorgaans verplicht |
| Facturen aan B2B-klanten | ZUGFeRD | Leesbaar, brede acceptatie |
| Facturen aan EU-landen | ZUGFeRD (Factur-X) | Internationaal erkend |
| Archivering en e-mailverzending | ZUGFeRD | Zelfstandig document |
Hoe controleer ik of mijn e-factuur geldig is?
Of het nu ZUGFeRD of XRechnung is — u dient elke e-factuur voor verzending te valideren. Gebruik de gratis ZUGFeRD & XRechnung Validator rechtstreeks in uw browser. Deze controleert uw bestand op alle EN 16931 verplichte velden — zonder upload naar een server.
Kan ik beide formaten met één tool genereren?
Ja. TaxLayer ondersteunt beide formaten. Upload uw PDF-factuur, controleer de geëxtraheerde gegevens en kies bij het genereren tussen:
- ZUGFeRD 2.1: PDF/A-3 met ingebedde CII XML
- XRechnung: Zelfstandig UBL 2.1 XML
U kunt het formaat ook na extractie wisselen — zonder de gegevens opnieuw in te voeren. Zo bent u voorbereid op elke ontvanger. De eerste twee conversies per maand zijn gratis — probeer het nu.
Veelgestelde vragen
Wat is het belangrijkste verschil tussen XRechnung en ZUGFeRD?
ZUGFeRD is een hybride formaat (PDF + ingebedde XML) dat leesbaar is zonder speciale software. XRechnung is een puur XML-bestand zonder PDF-omhulsel — het kan alleen worden gelezen met een viewer of ERP-systeem.
Welk formaat heb ik nodig voor facturen aan overheidsinstanties?
Voor facturen aan overheidsinstanties (federale, staats- en gemeentelijke instanties) is XRechnung vereist. U heeft een Leitweg-ID nodig van de opdrachtgevende instantie.
Voldoen beide formaten aan de e-facturatieverplichting?
Ja. Zowel ZUGFeRD (vanaf profiel EN 16931) als XRechnung 3.0 voldoen aan de Europese norm EN 16931 en zijn goedgekeurd voor de e-facturatieverplichting vanaf 2027/2028.
Kan ik ZUGFeRD naar overheidsinstanties sturen?
Over het algemeen niet. De centrale factuurontvangsplatformen (ZRE, OZG-RE) accepteren alleen XRechnung XML-bestanden. ZUGFeRD wordt doorgaans niet geaccepteerd door overheidsinstanties.
Wat is Factur-X en hoe verhoudt het zich tot ZUGFeRD?
Factur-X is de Franse tegenhanger van ZUGFeRD en is technisch identiek aan ZUGFeRD 2.1. Beide zijn gebaseerd op hetzelfde CII XML-schema en worden in de hele EU erkend.
Kan TaxLayer beide formaten genereren?
Ja. TaxLayer genereert vanuit een PDF-factuur ofwel ZUGFeRD 2.1 (PDF/A-3 met CII XML) ofwel XRechnung 3.0 (UBL 2.1 XML) — afhankelijk van wat uw ontvanger nodig heeft.
Welk formaat is het beste voor handel met Duitsland vanuit Nederland?
Voor B2B-facturen aan Duitse bedrijven is ZUGFeRD de beste keuze: het is leesbaar als PDF en wordt breed geaccepteerd. Voor facturen aan Duitse overheidsinstanties is XRechnung verplicht.
Gratis tools
Gerelateerde artikelen
Converteer nu uw PDF-facturen
Probeer TaxLayer gratis — 2 conversies per maand, geen creditcard vereist.
Aan de slag