Kan ik een e-factuur afdrukken en de afdruk archiveren?

Nee. Conform de GoBD-regelgeving moeten elektronische documenten in het originele formaat worden bewaard. Een afdruk van een ZUGFeRD-PDF of XRechnung XML voldoet niet aan de vereisten. Het originele bestand moet digitaal opgeslagen blijven.

Is het voldoende om de ZUGFeRD-PDF als gewone PDF op te slaan?

Het ZUGFeRD-bestand IS een PDF — u slaat het op zoals elk ander PDF-bestand. Belangrijk: gebruik „Opslaan als“ in plaats van „Afdrukken naar PDF“, aangezien dat laatste de ingebedde XML verwijdert.

Mag ik e-facturen in de cloud opslaan?

Ja, mits de cloudprovider voldoet aan de GoBD-vereisten: onwijzigbaarheid, traceerbaarheid, toegang bij belastingcontroles. Servers moeten zich in de EU bevinden. Providers zoals Google Cloud, AWS (Frankfurt) of Microsoft Azure (Duitsland) zijn geschikt.

Wat gebeurt er als ik e-facturen niet correct archiveer?

Bij een belastingcontrole kan de belastingdienst uw boekhouding verwerpen en uw winst schatten (§ 162 AO). Bovendien kan de vooraftrek van btw worden geweigerd als de originele factuur niet kan worden overlegd.

E-factuurarchivering: GoBD-conforme bewaring van ZUGFeRD en XRechnung

Met de e-facturatieverplichting vanaf 2025 staan bedrijven voor een vaak over het hoofd geziene vraag: hoe archiveer ik ZUGFeRD- en XRechnung-bestanden zodat ze voldoen aan de GoBD-vereisten (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern — Principes voor het juist beheren en bewaren van boeken, administratie en documenten in elektronische vorm)?

> Kort antwoord: E-facturen moeten 10 jaar in het originele digitale formaat worden bewaard — ZUGFeRD als PDF, XRechnung als XML. Afdrukken of converteren naar een ander formaat is niet GoBD-conform. Cloudopslag is toegestaan als de servers zich in de EU bevinden. Dit geldt ook voor Nederlandse bedrijven die GoBD-plichtige facturen ontvangen van Duitse partners.

Hoe lang moeten e-facturen worden bewaard?

De bewaartermijn is 10 jaar (§ 147 AO, § 257 HGB). De termijn begint aan het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is opgesteld of ontvangen.

Voorbeeld: Een factuur van 15 maart 2026 moet worden bewaard tot 31 december 2036.

Deze verplichting geldt voor:

Uitgaande e-facturen (die u verstuurt)
Inkomende e-facturen (die u ontvangt)
Alle formaten: ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X

Wat vereist de GoBD voor elektronische facturen?

De GoBD stelt vier centrale eisen aan het archiveren van elektronische documenten:

1. Bewaring in het originele formaat

Een e-factuur moet worden bewaard in het formaat waarin deze is ontvangen of aangemaakt:

ZUGFeRD: Het originele PDF-bestand met ingebedde XML
XRechnung: Het originele XML-bestand

Een afdruk, screenshot of conversie naar een ander formaat (bijv. JPEG, TIFF) is niet voldoende.

2. Onwijzigbaarheid

Het gearchiveerde bestand mag na opslag niet meer gewijzigd kunnen worden. Dit betekent:

Niet opslaan op een gewoon bestandssysteem waar medewerkers bestanden kunnen verwijderen of overschrijven
Bij voorkeur een documentmanagementsysteem (DMS) met versiebeheer en verwijderingsbescherming
Als alternatief: WORM-opslag (Write Once Read Many) of een clouddienst met passende configuratie

3. Traceerbaarheid (proceduredocumentatie)

U moet documenteren hoe e-facturen worden ontvangen, verwerkt en gearchiveerd. Dit document heet Verfahrensdokumentation (proceduredocumentatie) en wordt opgevraagd bij belastingcontroles.

4. Toegang bij belastingcontroles

De belastingdienst moet bij een controle toegang hebben tot gearchiveerde e-facturen — in het originele formaat en machineleesbaar. Dit betekent dat de XML-gegevens (niet alleen de PDF-weergave) beschikbaar moeten zijn.

Welke archiveringsoplossingen zijn geschikt?

Documentmanagementsystemen (DMS)

Professionele DMS-oplossingen zoals d.velop, ELO, DocuWare of ecoDMS bieden:

Automatische import van e-facturen via e-mail
Versiebeheer en verwijderingsbescherming
Volledige-tekstzoekopdrachten in XML-gegevens
GoBD-certificering

Cloudopslag met toegangsbeheer

Voor kleinere bedrijven kan cloudopslag voldoende zijn als:

Servers zich in de EU bevinden (Google Cloud Frankfurt, AWS Frankfurt, Azure Duitsland)
Toegangsrechten zo zijn geconfigureerd dat bestanden niet kunnen worden verwijderd
Proceduredocumentatie aanwezig is

Boekhoudsoftware met archieffunctie

Veel programma’s zoals DATEV, Lexware en sevDesk bieden geïntegreerde archivering:

E-factuur wordt bij import automatisch in originele vorm opgeslagen
Gekoppeld aan de boekingsrecord
Export voor belastingcontroles

Welke fouten moet ik vermijden?

Fout	Waarom het problematisch is	Oplossing
E-factuur afdrukken en papieren kopie archiveren	Niet het originele formaat, schendt GoBD	Digitaal opslaan in origineel formaat
„Afdrukken naar PDF“ in plaats van „Opslaan als“	Verwijdert de ingebedde XML uit ZUGFeRD	Altijd „Opslaan als“ gebruiken
XRechnung XML naar PDF converteren en alleen de PDF archiveren	Origineel gaat verloren	Altijd het XML-bestand bewaren
Opslaan op lokaal bureaublad zonder back-up	Risico op gegevensverlies, geen verwijderingsbescherming	Cloud of DMS met back-up gebruiken
Geen proceduredocumentatie	Belastingdienst kan boekhouding betwisten	Proceduredocumentatie opstellen

Moet ik zowel de XML als de PDF archiveren?

Bij ZUGFeRD is dit geen probleem — de XML is ingebed in de PDF. Wanneer u het ZUGFeRD-PDF-bestand opslaat, heeft u automatisch ook de XML.

Bij XRechnung is er geen PDF. Alleen het originele XML-bestand valt onder de archiveringsplicht. Een visuele kopie (PDF-visualisatie) mag aanvullend worden opgeslagen maar is niet verplicht.

Tip: Controleer ontvangen e-facturen voor archivering met de gratis TaxLayer Validator op volledigheid. Zo kunt u ontbrekende verplichte velden direct signaleren en de afzender om een correctie vragen.

Wat zijn de gevolgen van onjuiste archivering?

Bij een belastingcontrole kan de belastingdienst:

Uw boekhouding verwerpen en de winst schatten (§ 162 AO)
De vooraftrek van btw weigeren als de originele factuur niet kan worden overlegd
Vertragingsboetes opleggen (§ 146 lid 2c AO: €2.500 per aangevangen dag)

Checklist: GoBD-conforme e-factuurarchivering

Sla e-facturen op in het originele formaat (ZUGFeRD-PDF of XRechnung XML)
Zorg voor onwijzigbaarheid (DMS, WORM-opslag of cloud met verwijderingsbescherming)
Stel proceduredocumentatie op en onderhoud deze
Zorg voor toegang bij belastingcontroles (exportfunctie, machineleesbaar)
Neem de bewaartermijn van 10 jaar in acht
Documenteer uw back-upstrategie

---

TaxLayer maakt uw uitgaande facturen als gevalideerde ZUGFeRD- of XRechnung-bestanden — archiefklaar bij download. Probeer het gratis: 2 conversies/maand zonder creditcard.