Moet ik XRechnung naar overheidsinstanties sturen?

Voor federale instanties is XRechnung verplicht sinds november 2020 (federale e-factuurverordening). Voor deelstaten en gemeenten gelden per deelstaat verschillende regelingen — veel accepteren ook ZUGFeRD vanaf profiel EN 16931.

Wat is de ZRE en hoe upload ik daar een XRechnung?

De Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) is het officiële portaal voor e-facturen aan federale instanties. U vindt het op xrechnung.bund.de. Na registratie uploadt u uw XRechnung XML of stuurt u het per e-mail. De Leitweg-ID van de ontvanger is verplicht.

Waar vind ik de Leitweg-ID van mijn opdrachtgever?

De Leitweg-ID staat meestal op de inkooporder, het contract of de subsidiebeschikking. U kunt ook de opdrachtgevende instantie rechtstreeks vragen. Meer details in ons artikel Leitweg-ID uitgelegd.

Kan TaxLayer XRechnung voor overheidsinstanties aanmaken?

Ja. TaxLayer genereert XRechnung 3.0 in UBL 2.1-formaat, EN 16931-conform en KoSIT-gevalideerd. U voert de Leitweg-ID in als Buyer Reference (BT-10) en uploadt vervolgens het gegenereerde XML-bestand naar de ZRE of OZG-RE.

Accepteren overheidsinstanties ook ZUGFeRD in plaats van XRechnung?

Federale instanties accepteren uitsluitend XRechnung (UBL of CII) via de ZRE. Sommige deelstaten en gemeenten accepteren ook ZUGFeRD vanaf profiel EN 16931. Raadpleeg de specifieke vereisten van uw opdrachtgever.

Wat gebeurt er als mijn XRechnung wordt geweigerd?

De ZRE/OZG-RE controleert het ingediende bestand automatisch. Veelvoorkomende afwijzingsredenen: ontbrekende Leitweg-ID, onjuiste Leitweg-ID, ontbrekende verplichte velden, ongeldig XML-schema. Valideer uw bestand voor upload met de TaxLayer Validator.

XRechnung naar overheidsinstanties sturen: ZRE, OZG-RE en Leitweg-ID correct gebruiken

Als u leverancier of dienstverlener bent voor overheidsinstanties in Duitsland, kunt u niet om XRechnung heen. Federale instanties accepteren sinds november 2020 uitsluitend e-facturen — en steeds meer deelstaten en gemeenten volgen. Dit artikel toont u het concrete proces: van de Leitweg-ID tot het uploaden op de ZRE. Dit is bijzonder relevant voor Nederlandse bedrijven die aan de Duitse overheid leveren.

> Kort antwoord: Voor facturen aan federale instanties heeft u een XRechnung XML met een geldige Leitweg-ID nodig. U uploadt het bestand naar de ZRE (xrechnung.bund.de) of stuurt het per e-mail. Voor deelstaten/gemeenten gebruikt u de OZG-RE of het betreffende deelstaatportaal.

Wanneer moet ik XRechnung naar een overheidsinstantie sturen?

De federale e-factuurverordening (ERechV) vereist sinds 27 november 2020 dat leveranciers van de federale overheid hun facturen als XRechnung indienen. Uitzonderingen gelden alleen voor:

Directe opdrachten onder €1.000 (bagateldrempel)
Bepaalde veiligheidsgevoelige contracten

Voor deelstaten en gemeenten gelden deelstaatregelingen. Per 2026 vereisen de meeste deelstaten e-facturen voor contracten boven bepaalde drempels. Sommige (bijv. Bremen, Hamburg) accepteren ook ZUGFeRD vanaf profiel EN 16931.

Wat heb ik nodig voor een XRechnung aan de federale overheid?

Voor een geldige XRechnung aan een federale instantie heeft u nodig:

Leitweg-ID van de factuurontvanger — een uniek adres in het formaat 04011-1234567-12 (details in ons artikel Leitweg-ID uitgelegd)
XRechnung in UBL 2.1-formaat — conform XRechnung 3.0 en EN 16931
Alle verplichte velden conform EN 16931 — met name factuurnummer, datum, btw-nummer, regelposten, betalingsinformatie (volledige lijst)
Toegang tot de ZRE — registratie op xrechnung.bund.de

Hoe maak ik een XRechnung voor overheidsinstanties?

Optie 1: Met TaxLayer vanuit een bestaande PDF

De snelste manier als u uw facturen al als PDF’s aanmaakt:

PDF uploaden naar TaxLayer
Gegevens controleren — de AI extraheert automatisch alle factuurvelden
Leitweg-ID invoeren — in het veld „Buyer Reference / Leitweg-ID“ (BT-10)
XRechnung selecteren — kies „XRechnung 3.0“ als uitvoerformaat
Downloaden — het gevalideerde XML-bestand wordt gegenereerd met KoSIT-validatie

Optie 2: Met de XRechnung Generator

Voor individuele facturen zonder bestaande PDF kunt u de gratis XRechnung Generator gebruiken. Alle velden worden via een formulier ingevoerd en de Leitweg-ID wordt als Buyer Reference opgenomen.

Optie 3: Via uw ERP of boekhoudsoftware

Als uw ERP-systeem (SAP, Microsoft Dynamics, DATEV) XRechnung-export ondersteunt, gebruik die functie. Zorg dat de Leitweg-ID correct wordt overgenomen.

Hoe dien ik de XRechnung in op de ZRE?

De Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) is het officiële portaal voor e-facturen aan de federale overheid:

Registreren als factuurverstrekker op xrechnung.bund.de (eenmalig, gratis)
Inloggen en „Factuur indienen“ selecteren
XML uploaden — de ZRE controleert het bestand automatisch op conformiteit
Bevestiging ontvangen — als de controle slaagt, wordt de factuur doorgestuurd naar de ontvanger

Als alternatief kunt u de XRechnung per e-mail naar de ZRE sturen of via de PEPPOL-infrastructuur afleveren.

Wat is de OZG-RE en wanneer heb ik die nodig?

De OZG-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) is de tegenhanger van de ZRE voor deelstaten en gemeenten die geen eigen platform beheren. Het proces is analoog:

Registreren op de OZG-RE
XRechnung XML uploaden
Automatische validatie en doorsturen

Sommige deelstaten beheren eigen platforms:

NRW: Portal NRW
Baden-Württemberg: service-bw.de
Beieren: E-factuurportaal Beieren

Bij twijfel: vraag uw opdrachtgever via welk platform u moet indienen.

Welke fouten leiden tot afwijzing?

De meest voorkomende redenen waarom de ZRE/OZG-RE een XRechnung afwijst:

Fout	Oplossing
Leitweg-ID ontbreekt of is leeg	BT-10 (BuyerReference) moet de Leitweg-ID bevatten
Leitweg-ID ongeldig (formaat/controlecijfer)	Controleer formaat: XX-XXXXXXX-XX ([details](/blog/leitweg-id-uitgelegd))
Ontbrekende verplichte velden (btw-nummer, regelposten)	Zorg voor alle [EN 16931 verplichte velden](/blog/en-16931-verplichte-velden)
Verkeerd XML-schema (niet UBL 2.1)	Gebruik XRechnung 3.0 in UBL-formaat (niet CII)
Validatiefouten	Controleer voor upload met de [TaxLayer Validator](/tools/validator)

Tip: Valideer elke XRechnung voor upload. De TaxLayer Validator controleert alle EN 16931 verplichte velden en toont ontbrekende velden met BT-verwijzingen. Zo voorkomt u afwijzingen en betalingsvertragingen.

ZUGFeRD of XRechnung voor overheidsinstanties?

Het korte antwoord: XRechnung voor federale instanties, ZUGFeRD optioneel voor deelstaten/gemeenten.

Ontvanger	XRechnung	ZUGFeRD EN 16931
Federale instanties	Verplicht via ZRE	Niet geaccepteerd
Deelstaatoverheden	Doorgaans geaccepteerd	Afhankelijk van deelstaat
Gemeenten	Vaak geaccepteerd	Afhankelijk van gemeente
B2B (particuliere sector)	Mogelijk	[Aanbevolen](/blog/xrechnung-vs-zugferd)

Als u zowel aan overheidsinstanties als aan particuliere bedrijven levert, genereert TaxLayer vanuit één PDF-factuur ofwel XRechnung ofwel ZUGFeRD — u hoeft de gegevens niet twee keer in te voeren.

---

Maak uw XRechnung in 30 seconden: upload PDF, controleer gegevens, voer Leitweg-ID in, klaar. Probeer het nu gratis — 2 conversies per maand zonder creditcard.