ZUGFeRD-profielen: MINIMUM, BASIC, EN 16931, EXTENDED — welke heb ik nodig?
ZUGFeRD is niet één enkel formaat maar een familie van profielen met toenemende mate van detail. Dit kan verwarrend zijn: welk profiel voldoet aan de e-facturatieverplichting? Welk profiel heeft DATEV nodig? En waarom zijn er verschillende niveaus?
> Kort antwoord: Voor de e-facturatieverplichting en de meeste B2B-scenario’s heeft u het EN 16931 (COMFORT)-profiel nodig. Het is EN 16931-conform, wordt optimaal verwerkt door DATEV, Lexware en sevDesk en bevat alle verplichte velden zonder te groot te zijn.
Waarom zijn er verschillende ZUGFeRD-profielen?
De profielen definiëren welke velden (bedrijfstermen) in de ingebedde XML moeten worden opgenomen. Een eenvoudig kassabon bevat andere gegevens dan een complexe industriële factuur met kortingen en betalingsplannen. Hoe hoger het profiel, hoe meer verplichte velden.
Wat bevat het MINIMUM-profiel?
| Eigenschap | Details |
|---|---|
| Opgenomen gegevens | Factuurnummer, datum, naam verkoper, valuta, brutobedrag, btw-bedrag |
| Regelpostgegevens | Nee |
| Betalingsinformatie | Nee |
| EN 16931-conform | Nee |
MINIMUM bevat alleen de meest elementaire gegevens — in wezen een machineleesbare factuurkop. Niet geschikt voor de e-facturatieverplichting.
Wat bevat het BASIC WL-profiel?
| Eigenschap | Details |
|---|---|
| Opgenomen gegevens | Kopgegevens + adressen koper/verkoper + btw-nummers + betalingsinformatie |
| Regelpostgegevens | Nee |
| EN 16931-conform | Nee |
BASIC WL (Without Lines) breidt MINIMUM uit met adresgegevens en betalingsdetails maar nog zonder factuurregelposten. Niet geschikt voor de e-facturatieverplichting.
Wat bevat het BASIC-profiel?
| Eigenschap | Details |
|---|---|
| Opgenomen gegevens | Kopgegevens + adressen + betalingsinformatie + regelposten |
| Regelpostgegevens | Ja (artikelnaam, hoeveelheid, eenheid, eenheidsprijs, regelbedrag) |
| EN 16931-conform | Nee (dichtbij, maar niet volledig) |
BASIC is het eerste profiel met complete regelpostgegevens. Het mist echter enkele verplichte velden die EN 16931 vereist. Niet voldoende voor de e-facturatieverplichting vanaf 2027/2028.
Wat bevat het EN 16931 (COMFORT)-profiel?
| Eigenschap | Details |
|---|---|
| Opgenomen gegevens | Alle verplichte velden van EN 16931 |
| Regelpostgegevens | Ja (compleet) |
| Betalingsinformatie | Ja (inclusief betalingsvoorwaarden, korting) |
| Btw-uitsplitsing | Compleet (BG-23: Tax Breakdown) |
| EN 16931-conform | Ja |
Het EN 16931-profiel (in oudere documentatie COMFORT genoemd) is de sweet spot voor de meeste bedrijven. Het bevat:
- Alle verplichte bedrijfstermen (BT-1 tot BT-153)
- Complete btw-uitsplitsing per categorie
- Betalingsinformatie met IBAN, BIC, vervaldatum
- Factuurregelposten met hoeveelheid, eenheid, eenheidsprijs en btw-categorie
- Verkoper- en kopergegevens met adressen en belastingnummers
Toepassing: Alle binnenlandse B2B-facturen. Voldoet aan de e-facturatieverplichting. Ondersteund door DATEV, Lexware, sevDesk en alle gangbare boekhoudsoftware.
Wat bevat het EXTENDED-profiel?
| Eigenschap | Details |
|---|---|
| Opgenomen gegevens | EN 16931 + aanvullende velden |
| Regelpostgegevens | Ja (uitgebreid: artikelnummers, kortingen, toeslagen) |
| Betalingsinformatie | Ja (uitgebreid: betalingsplan, termijnen) |
| EN 16931-conform | Ja (superset) |
EXTENDED bevat alle EN 16931-velden plus aanvullende bedrijfstermen: gedetailleerde artikelinformatie (EAN, fabrikantennummer), korting op regelniveau, uitgebreide betalingsvoorwaarden, leveringsinformatie en orderverwijzingen.
Toepassing: Complexe bedrijfsprocessen in industrie, automotive, groothandel.
Welk profiel moet ik kiezen?
Het antwoord is voor de meeste bedrijven eenduidig: EN 16931 (COMFORT).
- Factureert u aan andere bedrijven? → EN 16931 of hoger
- Verwerkt uw ontvanger EXTENDED? → Zo ja en u heeft de gegevens: EXTENDED. Zo nee: EN 16931
- Alleen interne documenten? → MINIMUM of BASIC WL is voldoende
- Twijfel? → EN 16931. Het voldoet aan de vereisten en wordt door elke software verwerkt
Welke software verwerkt welke profielen het beste?
| Software | MINIMUM | BASIC | EN 16931 | EXTENDED |
|---|---|---|---|---|
| DATEV | Leesbaar | Leesbaar | Aanbevolen | Leesbaar |
| Lexware | Leesbaar | Leesbaar | Aanbevolen | Gedeeltelijk |
| sevDesk | Leesbaar | Leesbaar | Aanbevolen | Gedeeltelijk |
| SAP | Leesbaar | Leesbaar | Leesbaar | Aanbevolen |
De meeste programma’s kunnen alle profielen lezen, maar automatische verwerking werkt het beste met het profiel waar de software op is geoptimaliseerd. Voor DATEV, Lexware en sevDesk is dat EN 16931.
Wat genereert TaxLayer?
TaxLayer genereert ZUGFeRD-bestanden in het EN 16931 (COMFORT)-profiel — een bewuste keuze voor de praktische standaard:
- Wettelijk conform: Voldoet aan alle vereisten van de Wet groeikansen
- Universeel compatibel: Wordt optimaal verwerkt door DATEV, Lexware, sevDesk
- Niet te groot: Geen EXTENDED verplichte velden die tot validatiefouten leiden
Als u XRechnung nodig heeft (voor overheidsinstanties), genereert TaxLayer als alternatief een XRechnung 3.0 in UBL 2.1-formaat. Controleer het resultaat met de gratis Validator.
Probeer het gratis: de eerste 2 conversies per maand zijn beschikbaar zonder creditcard — begin nu.
Veelgestelde vragen
Welk ZUGFeRD-profiel heb ik nodig voor de e-facturatieverplichting?
Minimaal EN 16931 (COMFORT). De lagere profielen MINIMUM, BASIC WL en BASIC voldoen niet aan de vereisten van de Wet groeikansen omdat ze niet EN 16931-conform zijn.
Wat is het verschil tussen BASIC en EN 16931?
BASIC bevat wel regelpostgegevens maar is niet EN 16931-conform — het mist bepaalde totaalvelden en validatieregels. EN 16931 (COMFORT) voldoet aan alle vereisten van de Europese norm.
Wanneer moet ik het EXTENDED-profiel gebruiken?
Alleen als uw ontvanger een ERP-systeem heeft dat EXTENDED verwerkt en u over de aanvullende gegevens beschikt (artikelnummers, termijnbetalingen, leveringsdetails). Voor de meeste bedrijven is EN 16931 voldoende.
Kan DATEV alle ZUGFeRD-profielen lezen?
Ja, DATEV kan alle profielen lezen. Echter, automatische verwerking werkt het beste met EN 16931, omdat het alle regelpostgegevens en btw-uitsplitsingen bevat. Meer: DATEV & e-facturatie.
Waarom niet gewoon EXTENDED voor alles gebruiken?
EXTENDED vereist meer verplichte velden (bijv. artikelnummers, afleveradressen). Als u deze gegevens niet heeft, leidt dit tot validatiefouten. EN 16931 is de veilige standaard zonder onnodige verplichte velden.
Welk profiel genereert TaxLayer?
TaxLayer genereert ZUGFeRD-bestanden in het EN 16931 (COMFORT)-profiel — wettelijk conform, universeel compatibel en zonder te grote verplichte velden.
Gratis tools
Gerelateerde artikelen
Converteer nu uw PDF-facturen
Probeer TaxLayer gratis — 2 conversies per maand, geen creditcard vereist.
Aan de slag