E-Fatura Alma ve İşleme: Doğru Nasıl Yapılır

E-fatura alma zorunluluğu, 1 Ocak 2025'ten itibaren Almanya'daki tüm şirketler için istisnasız geçerlidir. Gönderim zorunluluğu aşamalı olarak uygulanırken, fatura alıcısı olarak EN 16931'e uygun yapılandırılmış e-faturaları alıp işleyebilmeniz gerekmektedir.

> Kısa cevap: 2025'ten itibaren tüm şirketler ZUGFeRD veya XRechnung formatında e-fatura alabilmelidir. ZUGFeRD dosyaları normal bir PDF gibi açılabilir; XRechnung XML'i bir görüntüleyici ile görselleştirilebilir veya muhasebe yazılımınıza aktarılabilir.

Alma zorunluluğu pratikte ne anlama gelir?

Büyüme Fırsatları Yasası, 2025'ten itibaren tüm şirketlerin e-faturaları kabul etmesini zorunlu kılmaktadır — büyüklük veya ciroya bakılmaksızın. Bir e-faturayı reddedemez ve kağıt formatta veya basit PDF talep edemezsiniz.

Somut olarak bu şu anlama gelir:

• E-faturaların alınabileceği bir e-posta gelen kutusu veya kanal gereklidir
• Alınan dosyayı muhasebenizde işleyebilmeniz gerekir
• E-faturayı orijinal formatında arşivlemeniz gerekir (çıktı almak yetmez)

Alıcı olarak hangi formatları alacaksınız?

Pratikte iki format alacaksınız:

ZUGFeRD (B2B'de en yaygın): Normal bir fatura gibi görünen bir PDF dosyası. Arka planda makine tarafından okunabilir bir XML dosyası gömülüdür. Dosyayı herhangi bir PDF okuyucu ile açabilir ve okuyabilirsiniz — otomatik işleme muhasebe yazılımınız tarafından yapılır.

XRechnung (ağırlıklı olarak kamu kurumlarından): PDF görünümü olmayan saf bir XML dosyası. Makine işleme için optimize edilmiştir ancak insan gözüyle doğrudan okunamaz. Bir görüntüleyiciye veya XRechnung görüntüleyebilen yazılıma ihtiyacınız vardır.

ZUGFeRD faturayı nasıl işlerim?

ZUGFeRD daha basit durumdur:

1. Açın: Dosyayı normal bir PDF gibi açın ve görsel olarak gözden geçirin
2. İçe aktarın: Dosyayı muhasebe yazılımınıza yükleyin — DATEV, Lexware, sevDesk ve çoğu ERP sistemi gömülü XML'i otomatik olarak tanır
3. Doğrulayın: Çıkarılan verileri (tutar, KDV, fatura numarası) PDF görünümüyle karşılaştırın
4. Kaydedin: Faturayı her zamanki gibi kaydedin — çoğu alan otomatik olarak aktarılır
5. Arşivleyin: Orijinal ZUGFeRD dosyasını (sadece PDF görünümünü değil) GoBD uyumlu şekilde saklayın

XRechnung'u nasıl işlerim?

XRechnung, okunabilir PDF olmadığı için ek bir adım gerektirir:

1. Görselleştirin: XML dosyasını ücretsiz TaxLayer XML Görüntüleyici ile açın — tüm fatura alanları açıkça görüntülenir
2. Doğrulayın: İsteğe bağlı olarak XRechnung Doğrulayıcı ile tüm EN 16931 zorunlu alanlarının mevcut olup olmadığını kontrol edin
3. İçe aktarın: XML dosyasını muhasebe yazılımınıza yükleyin
4. Arşivleyin: Orijinal XML dosyasını saklayın

Yazılımım e-faturaları işleyemiyorsa ne yaparım?

Muhasebe yazılımınız henüz otomatik e-fatura içe aktarımını desteklemiyorsa:

• ZUGFeRD: PDF görünümünü eskisi gibi kullanabilir ve verileri manuel olarak aktarabilirsiniz. XML verileri kaybolmaz — daha sonra kullanılmak üzere dosyada gömülü kalır.
• XRechnung: Fatura verilerini okunabilir bir görünümde görüntülemek için TaxLayer XML Görüntüleyici'yi kullanın. Oradan değerleri muhasebe sisteminize manuel olarak girebilirsiniz.

Uzun vadede yazılımınızı güncellemenizi veya değiştirmenizi öneririz. Tüm yaygın programlar (DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat, FastBill) artık e-fatura içe aktarımını desteklemektedir.

Gelen e-faturaları doğrulamalı mıyım?

Doğrulama yasal olarak zorunlu değildir ancak iki nedenle önerilir:

1. KDV indirim hakkınızı güvence altına alın: Zorunlu alanları eksik olan bir e-fatura (örn. KDV numarası yok, kalemler eksik) KDV indirim hakkını tehlikeye atabilir
2. Hataları erken yakalayın: Göndereni hemen hatalar hakkında bilgilendirmek, vergi denetimi sırasında aylarca sonra yapmaktan iyidir

Ücretsiz TaxLayer Doğrulayıcı, tüm EN 16931 zorunlu alanlarını doğrudan tarayıcıda kontrol eder — kurulum gerekmez, sunucuya yükleme yapılmaz.

Alınan e-faturaları nasıl düzgün arşivlerim?

E-faturalar, kağıt faturalarla aynı saklama süresine tabidir (10 yıl). Önemli: e-fatura orijinal formatta saklanmalıdır:

• ZUGFeRD: Gömülü XML ile orijinal PDF dosyasını kaydedin (çıktı veya ekran görüntüsü olarak değil)
• XRechnung: Orijinal XML dosyasını kaydedin

Çıktı almak veya başka bir formata dönüştürmek GoBD uyumlu değildir. Daha fazla ayrıntı: GoBD Uyumlu E-Fatura Arşivleme.

TaxLayer, giden PDF faturalarınızı otomatik olarak doğrulanmış ZUGFeRD veya XRechnung dosyalarına dönüştürür — ayda 2 ücretsiz dönüşüm, kredi kartı gerekmez. Şimdi deneyin.