Отримання та обробка електронних рахунків: як зробити правильно

Зобов'язання отримання електронних рахунків діє з 1 січня 2025 року для всіх компаній у Німеччині без винятку. Поки зобов'язання відправки вводиться поетапно, як отримувач рахунків Ви вже зобов'язані приймати та обробляти структуровані електронні рахунки за EN 16931.

> Коротка відповідь: З 2025 року всі компанії зобов'язані приймати електронні рахунки у форматі ZUGFeRD або XRechnung. Файли ZUGFeRD можна відкрити як звичайний PDF; XML XRechnung можна візуалізувати за допомогою переглядача або імпортувати до бухгалтерського ПЗ.

Що означає зобов'язання отримання на практиці?

Закон про можливості зростання зобов'язав усі компанії з 2025 року приймати електронні рахунки — незалежно від розміру або обороту. Ви не маєте права відхилити електронний рахунок і наполягати на паперовому форматі або простому PDF.

Конкретно це означає:

• Вам потрібна електронна поштова скринька або канал, через який можна отримувати електронні рахунки
• Ви повинні вміти обробити отриманий файл у Вашій бухгалтерії
• Ви повинні архівувати електронний рахунок в оригінальному форматі (не роздруковувати)

Які формати Ви будете отримувати?

На практиці Ви отримуватимете два формати:

ZUGFeRD (найпоширеніший у B2B): PDF-файл, який виглядає як звичайний рахунок. На задньому плані вбудований машиночитаний XML-файл. Ви можете відкрити і прочитати файл будь-якою програмою для читання PDF — автоматична обробка виконується Вашим бухгалтерським ПЗ.

XRechnung (переважно від державних органів): Чистий XML-файл без перегляду PDF. Він оптимізований для машинної обробки, але не читається безпосередньо людиною. Вам потрібен переглядач або ПЗ, яке може відображати XRechnung.

Як обробити ZUGFeRD-рахунок?

ZUGFeRD — простіший випадок:

1. Відкрити: Відкрийте файл як звичайний PDF і візуально перевірте
2. Імпортувати: Завантажте файл до бухгалтерського ПЗ — DATEV, Lexware, sevDesk та більшість ERP-систем автоматично розпізнають вбудований XML
3. Перевірити: Порівняйте витягнуті дані (сума, ПДВ, номер рахунку) з переглядом PDF
4. Провести: Проведіть рахунок як завжди — більшість полів переносяться автоматично
5. Заархівувати: Збережіть оригінальний файл ZUGFeRD (не тільки перегляд PDF) відповідно до GoBD

Як обробити XRechnung?

XRechnung вимагає додаткового кроку, оскільки немає читабельного PDF:

1. Візуалізувати: Відкрийте XML-файл за допомогою безкоштовного TaxLayer XML Viewer — усі поля рахунку відображаються наочно
2. Перевірити: За бажанням перевірте за допомогою Валідатора XRechnung, чи присутні всі обов'язкові поля EN 16931
3. Імпортувати: Завантажте XML-файл до бухгалтерського ПЗ
4. Заархівувати: Збережіть оригінальний XML-файл

Що робити, якщо моє ПЗ не може обробити електронні рахунки?

Якщо Ваше бухгалтерське ПЗ поки не підтримує автоматичний імпорт електронних рахунків:

• ZUGFeRD: Ви можете використовувати перегляд PDF як і раніше і перенести дані вручну. XML-дані не втрачаються — вони залишаються вбудованими у файлі.
• XRechnung: Використовуйте TaxLayer XML Viewer для відображення даних рахунку в читабельному вигляді. Звідти Ви можете вручну ввести значення до бухгалтерської системи.

У довгостроковій перспективі ми рекомендуємо оновити або змінити ПЗ. Всі поширені програми (DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat, FastBill) тепер підтримують імпорт електронних рахунків.

Чи варто перевіряти вхідні електронні рахунки?

Перевірка законодавчо не вимагається, але рекомендується з двох причин:

1. Забезпечення вирахування вхідного ПДВ: Електронний рахунок з відсутніми обов'язковими полями (наприклад, без ПДВ-номера, без позицій) може поставити під загрозу вирахування вхідного ПДВ
2. Раннє виявлення помилок: Краще одразу повідомити відправника про помилки, ніж через місяці при податковій перевірці

Безкоштовний Валідатор TaxLayer перевіряє всі обов'язкові поля EN 16931 прямо у браузері — без встановлення, без завантаження на сервер.

Як правильно архівувати отримані електронні рахунки?

Електронні рахунки підлягають тим самим вимогам зберігання, що й паперові рахунки (10 років). Важливо: електронний рахунок має зберігатися в оригінальному форматі:

• ZUGFeRD: Збережіть оригінальний PDF-файл зі вбудованим XML (не як роздруківку або знімок екрана)
• XRechnung: Збережіть оригінальний XML-файл

Роздруківка або конвертація в інший формат не відповідає GoBD. Подробиці у нашій статті Архівування електронних рахунків відповідно до GoBD.

TaxLayer автоматично конвертує Ваші вихідні PDF-рахунки в перевірені файли ZUGFeRD або XRechnung — 2 конвертації на місяць безкоштовно, без кредитної картки. Спробуйте зараз.