Gutschrift & Korrekturrechnung als E-Rechnung: Rechnungstyp-Codes richtig setzen

Rechnungen sind nicht immer endgültig: Mal muss storniert, mal ein einzelner Betrag korrigiert werden. Bei der E-Rechnung entscheidet ein einziges Feld darüber, ob das Dokument korrekt ist — der Rechnungstyp-Code in BT-3. Wer hier den falschen Code setzt oder den Bezug zur Ursprungsrechnung vergisst, erlebt eine Ablehnung. Dieser Artikel zeigt, wie es richtig geht.

> Kurzantwort: Der Rechnungstyp-Code steht in BT-3 (Codeliste UNTDID 1001). In Deutschland erlaubt BR-DE-17 die Codes 380 (Rechnung), 381 (Gutschrift), 384 (Korrektur), 389 (Selbstabrechnung), 326 (Teilrechnung). Der Bezug zur Ursprungsrechnung erfolgt über BG-3 mit BT-25 (Nummer) und BT-26 (Datum) — fehlt er, greift die Ablehnung nach BR-DE-26.

Der Schlüssel: BT-3 Rechnungstyp-Code

Jede E-Rechnung nach EN 16931 trägt im Feld BT-3 einen Rechnungstyp-Code aus der internationalen Codeliste UNTDID 1001. Dieser Code sagt dem Empfängersystem, um welche Art Dokument es sich handelt — eine normale Rechnung, eine Gutschrift, eine Korrektur.

In Deutschland ist diese Liste durch die Geschäftsregel BR-DE-17 eingeschränkt. Erlaubt sind:

Setzen Sie einen Code außerhalb dieser Menge, wird die Datei abgelehnt.

Zwei sehr verschiedene „Gutschriften“

Das größte Missverständnis: Das deutsche Wort „Gutschrift“ hat zwei völlig unterschiedliche Bedeutungen — und dafür gibt es zwei verschiedene Codes:

1. Kaufmännische Gutschrift (Code 381): Sie stornieren oder mindern eine zuvor gestellte Rechnung. Der Rechnungssteller schreibt dem Kunden Geld gut. Das ist der Alltagsfall.

1. Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn / Selbstabrechnung (Code 389): Hier rechnet der Leistungsempfänger über die empfangene Leistung ab (Abrechnungsgutschrift). Der Empfänger erstellt das Dokument, nicht der Leistende.

Diese beiden nicht zu verwechseln ist entscheidend. Wer eine Stornogutschrift meint, aber 389 setzt, erzeugt umsatzsteuerlich ein völlig anderes Dokument.

381 oder 384: vollständig oder teilweise?

Innerhalb der Korrekturwelt unterscheiden Sie:

• 381 (Gutschrift): Die vollständige Gutschrift — die Ursprungsrechnung wird komplett neutralisiert.
• 384 (Korrekturrechnung): Die Korrektur einzelner Werte — nur bestimmte Positionen oder Beträge werden angepasst.

Ein Beispiel: Ist auf der Rechnung ein falscher Steuersatz durchgezogen, korrigieren Sie mit 384 gezielt. Wollen Sie die Rechnung komplett aufheben (z. B. Auftrag storniert), nutzen Sie 381.

Der Bezug zur Ursprungsrechnung ist Pflicht

Egal ob Gutschrift oder Korrektur: Der Empfänger muss wissen, auf welche Rechnung sich das Dokument bezieht. Dieser Bezug wird strukturiert hinterlegt:

• BG-3 ist die Gruppe für den Bezug zur vorausgegangenen Rechnung
• BT-25 enthält die Nummer der Ursprungsrechnung
• BT-26 enthält das Datum der Ursprungsrechnung

Fehlt dieser Bezug bei einer Gutschrift oder Korrektur, greift die deutsche Geschäftsregel BR-DE-26, und die Datei wird abgelehnt. Das ist einer der häufigsten Fehler überhaupt.

Schritt für Schritt: Gutschrift erstellen

1. Rechnungstyp festlegen: 381 (vollständig) oder 384 (teilweise)
2. BT-3 auf den gewählten Code setzen
3. BG-3 füllen: BT-25 (Nummer) und BT-26 (Datum) der Ursprungsrechnung
4. Beträge korrekt eintragen — bei 381 die vollständige Minderung, bei 384 nur die Differenzen
5. Steuerangaben konsistent halten (Kategorie, Satz, Betrag)
6. Validieren vor dem Versand

Häufige Fehler und ihre Ursachen

Fehlermeldungen zu diesen Regeln schlagen Sie im Nachschlagewerk XRechnung-Fehlercodes nach.

Vor dem Versand validieren

Gutschriften und Korrekturen sind besonders fehleranfällig, weil sie Bezüge und spezielle Codes brauchen. Prüfen Sie jede Datei mit dem TaxLayer Validator: Er erkennt unzulässige Codes (BR-DE-17) und fehlende Ursprungsbezüge (BR-DE-26), bevor Ihr Kunde oder eine Behörde die Datei ablehnt.

Gilt das auch für ZUGFeRD?

Ja. Da ZUGFeRD ab Profil EN 16931 dieselbe Norm nutzt, gelten dieselben BT-3-Codes und BG-3-Bezüge im eingebetteten CII-XML. Ob reine XRechnung oder hybrides ZUGFeRD — die Logik ist identisch.

---

Gutschrift oder Korrektur fällig? Mit TaxLayer setzen Sie den richtigen Rechnungstyp-Code und den Ursprungsbezug korrekt — die Datei wird KoSIT-validiert ausgegeben. Jetzt kostenlos testen, 2 Konvertierungen pro Monat gratis. Fragen an info@landauer.de.