E-Rechnung archivieren: GoBD-konforme Aufbewahrung von ZUGFeRD und XRechnung
Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt sich für Unternehmen eine oft übersehene Frage: Wie archiviere ich ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien so, dass sie den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entsprechen?
> Kurzantwort: E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang im digitalen Originalformat aufbewahrt werden — ZUGFeRD als PDF, XRechnung als XML. Ausdrucken oder in ein anderes Format konvertieren ist nicht GoBD-konform. Cloud-Speicher ist erlaubt, wenn die Server in der EU stehen.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.
Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 muss bis zum 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden.
Diese Pflicht gilt für:
- Ausgehende E-Rechnungen (die Sie versenden)
- Eingehende E-Rechnungen (die Sie empfangen)
- Alle Formate: ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X
Was verlangt die GoBD bei elektronischen Rechnungen?
Die GoBD stellt vier zentrale Anforderungen an die Archivierung elektronischer Belege:
1. Aufbewahrung im Originalformat
Eine E-Rechnung muss in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen oder erstellt wurde:
- ZUGFeRD: Die Original-PDF-Datei mit eingebettetem XML
- XRechnung: Die Original-XML-Datei
Ein Ausdruck, ein Screenshot oder eine Konvertierung in ein anderes Format (z. B. JPEG, TIFF) ist nicht ausreichend.
2. Unveränderbarkeit
Die archivierte Datei darf nach der Ablage nicht mehr verändert werden können. Das bedeutet:
- Kein Speichern auf einem normalen Dateisystem, auf dem Mitarbeiter Dateien löschen oder überschreiben können
- Idealerweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Versionierung und Löschschutz
- Alternativ: WORM-Speicher (Write Once Read Many) oder ein Cloud-Dienst mit entsprechender Konfiguration
3. Nachvollziehbarkeit (Verfahrensdokumentation)
Sie müssen dokumentieren, wie E-Rechnungen empfangen, verarbeitet und archiviert werden. Dieses Dokument heißt Verfahrensdokumentation und wird bei Betriebsprüfungen angefordert.
4. Zugriff für Betriebsprüfungen
Das Finanzamt muss bei einer Betriebsprüfung Zugriff auf die archivierten E-Rechnungen haben — im Originalformat und maschinenlesbar. Das bedeutet, dass die XML-Daten (nicht nur die PDF-Ansicht) verfügbar sein müssen.
Welche Archivierungslösungen eignen sich?
Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Professionelle DMS-Lösungen wie d.velop, ELO, DocuWare oder ecoDMS bieten:
- Automatischen Import von E-Rechnungen per E-Mail
- Versionierung und Löschschutz
- Volltextsuche in XML-Daten
- GoBD-Zertifizierung
Cloud-Speicher mit Zugangskontrolle
Für kleinere Unternehmen kann ein Cloud-Speicher ausreichen, wenn:
- Die Server in der EU stehen (Google Cloud Frankfurt, AWS Frankfurt, Azure Deutschland)
- Zugriffsrechte so konfiguriert sind, dass Dateien nicht gelöscht werden können
- Eine Verfahrensdokumentation vorliegt
Buchhaltungssoftware mit Archivfunktion
Viele Programme wie DATEV, Lexware und sevDesk bieten integrierte Archivierung:
- E-Rechnung wird beim Import automatisch im Original gespeichert
- Verknüpfung mit dem Buchungssatz
- Export für Betriebsprüfungen
Welche Fehler sollte ich vermeiden?
| Fehler | Warum problematisch | Lösung |
|---|---|---|
| E-Rechnung ausdrucken und Papier abheften | Kein Originalformat, GoBD-widrig | Digital im Originalformat speichern |
| „Drucken als PDF“ statt „Speichern unter“ | Entfernt eingebettete XML aus ZUGFeRD | Immer „Speichern unter“ verwenden |
| XRechnung-XML in PDF umwandeln und nur PDF archivieren | Original geht verloren | Immer die XML-Datei aufbewahren |
| Speicherung auf lokalem Desktop ohne Backup | Datenverlust-Risiko, kein Löschschutz | Cloud oder DMS mit Backup nutzen |
| Keine Verfahrensdokumentation | Finanzamt kann Buchführung beanstanden | Verfahrensdokumentation erstellen |
Muss ich sowohl die XML als auch die PDF archivieren?
Bei ZUGFeRD ist das kein Problem — die XML ist in der PDF eingebettet. Wenn Sie die ZUGFeRD-PDF-Datei speichern, haben Sie automatisch auch die XML.
Bei XRechnung gibt es keine PDF. Archivierungspflichtig ist nur die Original-XML-Datei. Eine Sichtkopie (PDF-Visualisierung) können Sie zusätzlich ablegen, müssen es aber nicht.
Tipp: Prüfen Sie empfangene E-Rechnungen vor der Archivierung mit dem kostenlosen TaxLayer Validator auf Vollständigkeit. So erkennen Sie fehlende Pflichtfelder sofort und können den Absender um Korrektur bitten.
Was passiert bei fehlerhafter Archivierung?
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt:
- Die Buchführung verwerfen und den Gewinn schätzen (§ 162 AO)
- Den Vorsteuerabzug versagen, wenn die Originalrechnung nicht vorgelegt werden kann
- Verzögerungsgeld verhängen (§ 146 Abs. 2c AO: 2.500 € pro angefangenem Tag)
Checkliste: GoBD-konforme E-Rechnungs-Archivierung
- E-Rechnungen im Originalformat speichern (ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML)
- Unveränderbarkeit sicherstellen (DMS, WORM-Speicher oder Cloud mit Löschschutz)
- Verfahrensdokumentation erstellen und aktuell halten
- Zugriff für Betriebsprüfungen gewährleisten (Export-Funktion, maschinenlesbar)
- Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren einhalten
- Backup-Strategie dokumentieren
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Häufig gestellte Fragen
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen unterliegen der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.
Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken und den Ausdruck archivieren?
Nein. Nach den GoBD müssen elektronische Belege im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck einer ZUGFeRD-PDF oder einer XRechnung-XML erfüllt nicht die Anforderungen. Die Originaldatei muss digital gespeichert bleiben.
Reicht es, die ZUGFeRD-PDF als normales PDF zu speichern?
Die ZUGFeRD-Datei IST ein PDF — Sie speichern sie wie jede andere PDF-Datei. Wichtig: Verwenden Sie „Speichern unter“ statt „Drucken als PDF“, da Letzteres die eingebettete XML entfernt.
Muss ich bei XRechnung auch die Sichtkopie archivieren?
Nein. Archivierungspflichtig ist nur die Original-XML-Datei. Eine Sichtkopie (Visualisierung als PDF) können Sie zusätzlich ablegen, sie ist aber nicht vorgeschrieben.
Darf ich E-Rechnungen in der Cloud speichern?
Ja, sofern der Cloud-Anbieter die Anforderungen der GoBD erfüllt: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Zugriffsmöglichkeit für Betriebsprüfungen. Server müssen in der EU stehen. Anbieter wie Google Cloud, AWS (Frankfurt) oder Microsoft Azure (Deutschland) sind geeignet.
Was passiert, wenn ich E-Rechnungen nicht korrekt archiviere?
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und den Gewinn schätzen (§ 162 AO). Außerdem kann der Vorsteuerabzug versagt werden, wenn die Originalrechnung nicht vorgelegt werden kann.
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