E-Rechnung erstellen: 5 Wege im Vergleich

Die E-Rechnungspflicht kommt — und jedes Unternehmen braucht eine Lösung, um ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien zu erzeugen. Aber die Auswahl ist unübersichtlich: ERP-Module, Online-Tools, Dienstleister, Excel-Vorlagen, selbstgebaute Lösungen. Manche Wege kosten Tausende Euro im Jahr, andere sind kostenlos.

> Kurzantwort: Für KMU mit bestehendem Rechnungsworkflow (Word, Excel, einfache Software) ist ein Online-Konverter wie TaxLayer der schnellste und günstigste Weg. Wer bereits eine ERP-Software nutzt, sollte deren E-Rechnungsmodul verwenden.

Welche Möglichkeiten gibt es, E-Rechnungen zu erstellen?

Weg 1: ERP- oder Buchhaltungssoftware

So funktioniert es: Viele etablierte Programme haben E-Rechnungsmodule integriert. Sie erstellen die Rechnung wie gewohnt und exportieren sie als ZUGFeRD oder XRechnung.

Beispiele: DATEV, Lexware, sevDesk, lexoffice, Sage, SAP, Microsoft Dynamics

Vorteile: Nahtlose Integration, Automatisierung, Validierung, Archivierung

Nachteile: Kosten (ab 20 €/Monat bis mehrere Tausend Euro), Abhängigkeit, für Kleinstunternehmen oft überdimensioniert

Geeignet für: Unternehmen, die bereits eine Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsunterstützung nutzen und über 20 Rechnungen pro Monat erstellen.

Weg 2: Online-Konvertierungstools

So funktioniert es: Sie erstellen Ihre Rechnung weiterhin mit Ihrem bisherigen Tool und exportieren sie als PDF. Anschließend laden Sie die PDF in ein Online-Tool hoch, das die Daten per KI extrahiert und eine validierte E-Rechnung erzeugt.

Vorteile: Kein Workflow-Wechsel, sofort einsatzbereit, kostengünstig (TaxLayer: 2 kostenlose/Monat, Pro ab 15 €/Monat), beide Formate möglich

Nachteile: Jede Rechnung muss hochgeladen werden, KI-abhängig bei ungewöhnlichen Layouts

Geeignet für: Freiberufler, Einzelunternehmer und KMU, die ihren bestehenden Rechnungsworkflow beibehalten möchten. Besonders für Kleinunternehmer.

Weg 3: Excel-Vorlagen mit Makro-Export

So funktioniert es: Sie füllen eine Excel-Vorlage aus, die ZUGFeRD-XML aus den eingegebenen Daten erzeugt.

Vorteile: Kostenlos oder günstig, keine Installation

Nachteile: Fehleranfällig, kein PDF/A-3, keine Validierung, nicht skalierbar

Geeignet für: Technisch versierte Einzelunternehmer mit 1–5 Rechnungen pro Monat. Alternativ können Sie den XRechnung Generator ohne Makros nutzen.

Weg 4: E-Rechnungs-Dienstleister

So funktioniert es: Spezialisierte Dienstleister (Basware, Comarch, crossinx, Seeburger) erzeugen, validieren und versenden E-Rechnungen als Managed Service — oft direkt über PEPPOL oder ZRE.

Vorteile: Vollständig ausgelagert, Compliance gesichert, Multi-Kanal-Versand

Nachteile: Ab ca. 50 €/Monat, Vertragsbindung, Einrichtungsaufwand

Geeignet für: Mittelständische und große Unternehmen mit über 500 Rechnungen pro Monat.

Weg 5: Manuelle XML-Erstellung

So funktioniert es: Sie schreiben das XML manuell oder generieren es mit einem selbst geschriebenen Skript.

Vorteile: Volle Kontrolle, kostenlos

Nachteile: Extrem aufwändig, hohe Fehlerquote, kein PDF/A-3, Wartung bei Formatupdates

Geeignet für: Entwickler, die E-Rechnungen in eigene Software integrieren — nicht für den laufenden Rechnungsbetrieb.

Wie vergleichen sich die fünf Wege direkt?

Welcher Weg passt zu meinem Unternehmen?

• Sie nutzen bereits DATEV, Lexware oder sevDesk? → Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Version E-Rechnungen erzeugen kann.
• Sie erstellen Rechnungen mit Word, Excel oder einem einfachen Tool? → Ein Online-Konverter wie TaxLayer ergänzt Ihren Workflow ohne Umstellung.
• Sie stellen regelmäßig Rechnungen an Behörden? → Sie brauchen XRechnung und möglicherweise PEPPOL — eine Leitweg-ID ist Pflicht.
• Sie schreiben 1–3 Rechnungen pro Monat? → TaxLayer Free reicht aus (2 Konvertierungen/Monat kostenlos).

Prüfen Sie Ihre erzeugten E-Rechnungen vor dem Versand mit dem kostenlosen Validator.

TaxLayer ist der schnellste Weg für Unternehmen, die ihren Rechnungsworkflow nicht umstellen möchten. Laden Sie Ihre PDF hoch, prüfen Sie die KI-extrahierten Daten und laden Sie eine validierte ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei herunter. Kostenlos starten — ohne Kreditkarte, ohne Abo.