Kleinunternehmer E-Rechnung: Was gilt ab 2025?

Viele Kleinunternehmer nach § 19 UStG gehen davon aus, dass die E-Rechnungspflicht sie nicht betrifft. Das ist ein gefährlicher Irrtum. Das Wachstumschancengesetz unterscheidet klar zwischen Empfangs- und Versandpflicht — und bei der Empfangspflicht gibt es keine Ausnahme für Kleinunternehmer.

> Kurzantwort: Kleinunternehmer müssen seit 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Die Versandpflicht greift ab 01.01.2028 — unabhängig vom Umsatz. ZUGFeRD ist das empfohlene Format, weil es als PDF lesbar bleibt und kein ERP-System erfordert.

Gilt die Empfangspflicht für Kleinunternehmer?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das schließt Kleinunternehmer ausdrücklich ein. Der Gesetzgeber hat hier keine Umsatzgrenze und keine Ausnahme vorgesehen.

Was bedeutet das konkret?

• Wenn Ihnen ein Geschäftspartner eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei schickt, müssen Sie diese akzeptieren und archivieren können.
• Sie dürfen den Absender nicht auffordern, stattdessen eine herkömmliche PDF oder Papierrechnung zu senden.
• Die empfangene E-Rechnung muss GoBD-konform archiviert werden — d.h. unverändert, maschinell auswertbar, über 10 Jahre.

Für die meisten Kleinunternehmer heißt das: Sie brauchen ein E-Mail-Postfach für den Empfang und eine revisionssichere Speicherlösung. Eine ZUGFeRD-PDF können Sie wie ein normales PDF öffnen — das ist einer der Vorteile dieses Formats.

Wann beginnt die Versandpflicht für Kleinunternehmer?

Ab dem 1. Januar 2028 müssen auch Kleinunternehmer ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. Der Steuerausweis bleibt bei 0 % — aber die Form der Rechnung muss den technischen Anforderungen der EN 16931 entsprechen. Mehr zu den Fristen: E-Rechnungspflicht 2027.

Was müssen Kleinunternehmer in einer E-Rechnung angeben?

Eine E-Rechnung eines Kleinunternehmers enthält dieselben Pflichtfelder wie jede andere EN-16931-konforme Rechnung, mit folgenden Besonderheiten:

• Steuerkategorie: Code E (Exempt — steuerbefreit) statt S (Standard)
• Steuersatz: 0 %
• Freistellungsgrund: Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG (BT-120 oder BT-121)
• USt-IdNr.: Nicht zwingend erforderlich. Die Steuernummer (BT-32) reicht aus.

Muster-Hinweistext für die Rechnung

> „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Dieser Hinweis wird im strukturierten XML der E-Rechnung als Tax Exemption Reason (BT-120) hinterlegt.

Welche Lösungen gibt es für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer haben in der Regel weder ein ERP-System noch eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen erzeugen kann. Es gibt mehrere praktische Optionen:

Option 1: Buchhaltungssoftware — Programme wie sevDesk, lexoffice oder FastBill bieten ZUGFeRD-Export an (ab ca. 7–15 €/Monat).

Option 2: PDF-Rechnung konvertieren — Sie erstellen Ihre Rechnung weiterhin mit Word oder Excel und konvertieren die PDF anschließend mit TaxLayer in ZUGFeRD. Kein neues Programm nötig, die ersten 2 Konvertierungen pro Monat sind kostenlos.

Option 3: XRechnung-Generator — Für einfache Rechnungen können Sie den XRechnung Generator ohne Anmeldung nutzen.

Weitere Wege im Vergleich: E-Rechnung erstellen: 5 Wege im Vergleich.

Warum ist ZUGFeRD die beste Wahl für Kleinunternehmer?

Für Kleinunternehmer ist ZUGFeRD (nicht XRechnung) fast immer das richtige Format:

1. Menschenlesbar: Kunden können die Rechnung als normales PDF öffnen
2. Einfach zu versenden: Per E-Mail als Anhang, genau wie bisher
3. Keine Leitweg-ID nötig: Nur für XRechnung an Behörden relevant
4. DATEV-kompatibel: Steuerberater kann ZUGFeRD direkt importieren
5. Archivierungsfreundlich: PDF/A-3 ist langzeitarchivierbar und GoBD-konform

Checkliste: E-Rechnung für Kleinunternehmer

• E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen eingerichtet
• Archivierungslösung für eingehende E-Rechnungen (GoBD-konform, 10 Jahre)
• Steuernummer in allen ausgehenden Rechnungen vorhanden
• Hinweis auf § 19 UStG in allen Rechnungen
• Tool für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen gewählt
• Testrechnung erstellt und mit dem Validator geprüft

TaxLayer konvertiert Ihre bestehenden PDF-Rechnungen in validierte ZUGFeRD-Dateien — ohne dass Sie ein neues Rechnungsprogramm lernen müssen. Die Kleinunternehmerregelung wird automatisch korrekt abgebildet: Steuerkategorie E, Steuersatz 0 %, Freistellungshinweis nach § 19 UStG. Die ersten 2 Konvertierungen pro Monat sind kostenlos — ohne Kreditkarte, ohne Abo.