Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 01.01.2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen — auch Kleinunternehmer, ohne Opt-out. Sie brauchen mindestens ein E-Mail-Postfach für den Empfang.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen dauerhaft befreit und dürfen weiterhin eine &bdquo;sonstige Rechnung“ als PDF oder Papier ausstellen. Grundlage: § 34a UStDV (JStG 2024), BMF-Schreiben vom 18.03.2025.

Was ist eine &bdquo;sonstige Rechnung“?

Eine sonstige Rechnung ist jede Rechnung, die nicht das strukturierte E-Rechnungsformat erfüllt — also klassisches PDF oder Papier. Kleinunternehmer dürfen sie dauerhaft ausstellen.

Reicht ein PDF-Ausdruck zum Empfangen und Archivieren?

Zum Empfangen genügt ein E-Mail-Postfach. Zum Archivieren reicht ein PDF/Ausdruck nicht: Erhalten Sie eine echte E-Rechnung, müssen Sie das strukturierte XML revisionssicher aufbewahren. Details in E-Rechnung archivieren.

Wo finde ich die allgemeinen Kleinunternehmer-Regeln?

Eine breitere Übersicht bietet unser Artikel Kleinunternehmer und E-Rechnung. Ihren konkreten Status prüfen Sie mit dem Pflicht-Check.

Kleinunternehmer & E-Rechnung: Empfangspflicht vs. Ausstellungspflicht

Unter Kleinunternehmern kursiert viel Halbwissen zur E-Rechnung — oft, weil zwei ganz verschiedene Pflichten in einen Topf geworfen werden: Empfangen und Ausstellen. Die kurze Wahrheit: Empfangen müssen Sie, ausstellen dürfen Sie weiterhin klassisch. Dieser Artikel trennt beide Pflichten sauber. Einen breiteren Überblick liefert ergänzend unser Grundlagenartikel Kleinunternehmer und E-Rechnung.

> Kurzantwort: Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können (kein Opt-out). Vom Ausstellen sind sie dauerhaft befreit — sie dürfen stets eine „sonstige Rechnung“ als PDF oder Papier ausstellen (§ 34a UStDV, JStG 2024; BMF-Schreiben vom 18.03.2025). Freiwillige Ausstellung ist mit Zustimmung des Empfängers möglich.

Die zwei Pflichten, die niemand verwechseln sollte

Bei der E-Rechnung gibt es zwei getrennte Fragen:

Frage	Gilt für Kleinunternehmer?
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?	Ja, seit 01.01.2025
Muss ich E-Rechnungen ausstellen?	Nein, dauerhaft befreit

Diese Trennung ist der Kern. Wer sie versteht, hat das Thema im Griff.

Die Empfangspflicht: gilt für alle

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — einschließlich Kleinunternehmer. Ein Opt-out gibt es nicht. Der Gesetzgeber begründet das damit, dass Ihre Geschäftspartner ab 2025 berechtigt sind, Ihnen E-Rechnungen zu schicken — und Sie diese dann entgegennehmen können müssen.

Die gute Nachricht: Die technische Hürde ist niedrig. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht zum Empfang. Sie brauchen keine teure Software, nur die Fähigkeit, eine XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei entgegenzunehmen und lesbar zu machen. Zum Anzeigen genügt ein kostenloser Viewer.

Die Ausstellungspflicht: dauerhaft befreit

Beim Ausstellen sieht es völlig anders aus. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen einer strukturierten E-Rechnung dauerhaft befreit. Sie dürfen weiterhin eine sogenannte „sonstige Rechnung“ ausstellen — also ein klassisches PDF oder Papier.

Die rechtliche Grundlage:

§ 34a UStDV, eingeführt durch das Jahressteuergesetz 2024 (JStG 2024)
konkretisiert durch das BMF-Schreiben vom 18. März 2025

Diese Befreiung ist nicht befristet. Während andere Unternehmen ab 2028 zwingend strukturiert ausstellen müssen, bleibt Kleinunternehmern die PDF-Rechnung dauerhaft erlaubt.

Freiwillig geht immer — mit Zustimmung

Sie dürfen als Kleinunternehmer freiwillig eine E-Rechnung ausstellen. Voraussetzung ist die Zustimmung des Empfängers. Das kann sinnvoll sein, wenn Ihr Kunde die strukturierten Daten für seine automatisierte Buchhaltung wünscht. Verpflichtet sind Sie dazu aber nicht.

Wenn Sie freiwillig ausstellen wollen, ohne eigene Software: Mit TaxLayer erzeugen Sie aus einer PDF eine valide XRechnung oder ZUGFeRD-Datei — die ersten 2 Konvertierungen pro Monat sind kostenlos.

Was heißt das für Ihren Alltag?

Situation	Ihre Pflicht
Sie erhalten eine E-Rechnung von einem Lieferanten	Empfangen und revisionssicher archivieren
Sie schreiben eine Rechnung an einen B2B-Kunden	PDF/Papier genügt (sonstige Rechnung)
Ihr Kunde wünscht ausdrücklich eine E-Rechnung	freiwillig möglich, mit Zustimmung
Sie liefern an eine Behörde	ggf. XRechnung nötig, siehe unten

Achtung: Behörden sind ein Sonderfall

Die Ausstellungsbefreiung betrifft die allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht. Liefern Sie an öffentliche Auftraggeber (B2G), können dort eigene Vorgaben gelten, die eine XRechnung mit Leitweg-ID verlangen. Klären Sie das im Einzelfall mit dem Auftraggeber — Details in XRechnung an Behörden senden.

Empfangen ja — aber richtig archivieren

Auch als Kleinunternehmer dürfen Sie eine erhaltene E-Rechnung nicht einfach ausdrucken und das XML wegwerfen. Das originale strukturierte XML muss revisionssicher und 8 Jahre aufbewahrt werden. Ein PDF-Ausdruck genügt nicht. Wie das GoBD-konform geht, lesen Sie in E-Rechnung archivieren nach GoBD.

Häufige Irrtümer

„Kleinunternehmer sind komplett ausgenommen.“ Falsch — nur vom Ausstellen, nicht vom Empfangen.
„Ich muss ab 2028 doch E-Rechnungen ausstellen.“ Nein — die Befreiung ist dauerhaft.
„Ein Ausdruck reicht zum Archivieren.“ Nein — das strukturierte XML ist aufzubewahren.

Ihren Status prüfen

Sind Sie unsicher, welche Pflichten Sie konkret treffen? Der E-Rechnungspflicht-Check führt Sie durch die relevanten Fragen und zeigt Ihnen, ob und ab wann Sie ausstellen müssen — und dass die Empfangspflicht schon heute gilt.

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Ob Pflicht oder freiwillig: Wenn Sie doch einmal eine E-Rechnung ausstellen möchten, macht TaxLayer es einfach. PDF hochladen, valide XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen. Jetzt kostenlos testen — 2 Konvertierungen pro Monat gratis. Fragen an info@landauer.de.