E-Rechnungspflicht 2027: Was Unternehmen jetzt vorbereiten müssen

Was sich ab 2027 ändert

Das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat die E-Rechnungspflicht in Deutschland neu geregelt. Die zentrale Änderung: Ab 2027 reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail für B2B-Transaktionen nicht mehr aus. Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 versenden — also ZUGFeRD oder XRechnung.

Die Pflicht wird in zwei Stufen eingeführt:

Warum das Wachstumschancengesetz?

Das Gesetz dient zwei Zielen: erstens der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug durch ein geplantes digitales Meldesystem (Transaction Based Reporting), zweitens der Modernisierung des deutschen Mittelstands. Die EU treibt diese Entwicklung über die ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) weiter voran — bis 2030 soll europaweites digitales Reporting zur Pflicht werden.

Die Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der neuen Fassung. Dort wird der Begriff der elektronischen Rechnung enger definiert: Nur Formate, die der EN 16931 entsprechen, gelten als E-Rechnung. Eine einfache PDF ist nach dem Gesetz ausdrücklich keine E-Rechnung mehr.

Wer ist ab 2027 betroffen?

Die Versandpflicht ab 2027 gilt für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 mehr als 800.000 Euro beträgt. Entscheidend ist der Umsatz des Vorjahres — nicht eine Prognose.

Betroffen sind:

• GmbHs, AGs und andere Kapitalgesellschaften mit entsprechendem Umsatz
• Einzelunternehmer, Freiberufler und Personengesellschaften mit entsprechendem Umsatz
• Alle, die steuerpflichtige B2B-Umsätze im Inland ausführen

Nicht betroffen (bis 2028):

• Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Ab 01.01.2028 gilt die Versandpflicht dann ausnahmslos für alle Unternehmen.

Was gilt als E-Rechnung — und was nicht?

Die neue gesetzliche Definition ist eindeutig: Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das automatisch verarbeitbar ist und der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Erlaubte Formate:

• ZUGFeRD 2.x (ab Profil EN 16931 / COMFORT)
• XRechnung 3.0 (UBL 2.1 oder CII)
• Factur-X (identisch mit ZUGFeRD)

Nicht mehr ausreichend:

• Einfache PDF-Dateien
• Eingescannte Papierrechnungen
• Word- oder Excel-Dokumente per E-Mail

Eine PDF-Rechnung kann weiterhin zusätzlich mitgeschickt werden — als lesbare Ansicht für den Empfänger. Rechtlich relevant ist aber nur noch das strukturierte XML.

ZUGFeRD oder XRechnung — was soll ich verwenden?

Für die meisten B2B-Szenarien ist ZUGFeRD die praktischere Wahl:

• Die Datei ist ein normales PDF, in dem das XML unsichtbar eingebettet ist
• Empfänger ohne E-Rechnungssoftware können es einfach öffnen
• Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware und sevDesk liest es automatisch aus

XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF-Hülle. Sie ist vorgeschrieben, wenn:

• Ihr Auftraggeber eine Behörde ist (Bund, Land, Kommune)
• Eine Leitweg-ID verlangt wird
• Das Dokument über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) oder OZG-RE eingereicht werden muss

Beide Formate erfüllen EN 16931 vollständig und sind für die neue Versandpflicht zugelassen.

Ausnahmen von der Pflicht

Die Versandpflicht gilt nur für inländische B2B-Transaktionen. Folgende Ausnahmen gelten:

• Rechnungen unter 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV): weiterhin in jedem Format möglich
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: müssen bis 2028 keine E-Rechnungen versenden, aber weiterhin empfangen können
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten: ausgenommen
• Grenzüberschreitende Rechnungen (Empfänger im Ausland): nicht unter die inländische B2B-Pflicht, andere Mehrwertsteuerregeln gelten

Was bedeutet das konkret für Ihre Buchhaltung?

Das Empfangen von E-Rechnungen ist seit Januar 2025 Pflicht — das sollte Ihre Software bereits können. Neu ist die Sendepflicht. Dafür brauchen Sie:

1. Ein Tool, das ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt. Viele ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV können das bereits oder bieten es als Update an. Für Unternehmen, die mit Word, Excel oder einem einfachen Faktura-Tool arbeiten, ist eine Ergänzung notwendig.

1. Korrekte Stammdaten. Eine EN 16931-konforme Rechnung erfordert Pflichtfelder wie USt-IdNr. des Käufers, Leitweg-ID (bei Behörden), korrekte Positionsmengen und -einheiten. Lückenhafte Stammdaten führen zu ungültigen E-Rechnungen.

1. Einen Validierungsschritt vor dem Versand. Eine zurückgewiesene E-Rechnung verzögert die Zahlung. KoSIT-Validierung vor dem Versand ist empfehlenswert.

So bereiten Sie sich vor — Schritt für Schritt

Jetzt (2026):

• Prüfen Sie, ob Ihr Jahresumsatz 2026 die 800.000-Euro-Grenze überschreiten wird
• Testen Sie, ob Ihre aktuelle Software ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen kann
• Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Umstellung

Bis Ende 2026:

• Wählen Sie Ihr Ausgabeformat (ZUGFeRD für B2B empfohlen)
• Stellen Sie sicher, dass Ihre USt-IdNrn. und Käufer-Stammdaten vollständig sind
• Validieren Sie ein paar Test-Rechnungen vor dem Go-live

Ab 01.01.2027:

• Alle ausgehenden B2B-Rechnungen nur noch im E-Rechnungsformat versenden
• Internen Prozess für eingehende E-Rechnungen sicherstellen

Was passiert bei Nichteinhaltung?

Das Bundesfinanzministerium hat die Sanktionen noch nicht im Detail veröffentlicht. Was bereits gilt: Eine nicht-konforme Rechnung kann steuerlich nicht anerkannt werden, was beim Empfänger den Vorsteuerabzug gefährdet. Außerdem riskieren Sie Verzögerungen, wenn Kunden oder Behörden Rechnungen zurückweisen. Bis zu 5.000 Euro Bußgeld pro Verstoß sind möglich, sobald die Finanzbehörden aktiv prüfen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht 2027 ist keine ferne Zukunft mehr — der Stichtag 01.01.2027 gilt für Unternehmen, die bereits 2026 mehr als 800.000 Euro umsetzen. Wer jetzt mit der Vorbereitung beginnt, hat ausreichend Zeit für einen reibungslosen Übergang.

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