Ricevere ed elaborare fatture elettroniche: come fare correttamente

L'obbligo di ricezione delle fatture elettroniche si applica dal 1° gennaio 2025 a tutte le aziende in Germania senza eccezione. Mentre l'obbligo di invio viene introdotto gradualmente, come destinatario di fatture dovete già essere in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche strutturate secondo EN 16931.

> Risposta breve: Dal 2025, tutte le aziende devono poter ricevere fatture elettroniche in formato ZUGFeRD o XRechnung. I file ZUGFeRD possono essere aperti come un normale PDF; gli XML XRechnung possono essere visualizzati con un viewer o importati nel software di contabilità.

Cosa significa l'obbligo di ricezione nella pratica?

La legge sulle opportunità di crescita obbliga dal 2025 tutte le aziende ad accettare fatture elettroniche — indipendentemente da dimensione o fatturato. Non potete rifiutare una fattura elettronica e insistere su un formato cartaceo o un semplice PDF.

Concretamente, questo significa:

• Avete bisogno di una casella e-mail o di un canale attraverso il quale ricevere le fatture elettroniche
• Dovete essere in grado di elaborare il file ricevuto nella vostra contabilità
• Dovete archiviare la fattura elettronica nel suo formato originale (non stamparla)

Quali formati riceverete come destinatari?

Nella pratica, riceverete due formati:

ZUGFeRD (il più comune nel B2B): un file PDF che sembra una normale fattura. In background, un file XML leggibile dalla macchina è incorporato. Potete aprire e leggere il file con qualsiasi lettore PDF — l'elaborazione automatica è gestita dal vostro software di contabilità.

XRechnung (principalmente da enti del settore pubblico): un file XML puro senza visualizzazione PDF. È ottimizzato per l'elaborazione automatica ma non è direttamente leggibile dall'occhio umano. Avete bisogno di un visualizzatore o di un software che possa mostrare XRechnung.

Come elaboro una fattura ZUGFeRD?

ZUGFeRD è il caso più semplice:

1. Aprire: aprite il file come un normale PDF e verificatelo visivamente
2. Importare: caricate il file nel vostro software di contabilità — DATEV, Lexware, sevDesk e la maggior parte dei sistemi ERP riconoscono automaticamente l'XML incorporato
3. Verificare: confrontate i dati estratti (importo, IVA, numero fattura) con la visualizzazione PDF
4. Registrare: registrate la fattura come al solito — la maggior parte dei campi viene trasferita automaticamente
5. Archiviare: conservate il file ZUGFeRD originale (non solo la visualizzazione PDF) in modo conforme ai GoBD

Come elaboro un XRechnung?

XRechnung richiede un passaggio aggiuntivo perché non c'è un PDF leggibile:

1. Visualizzare: aprite il file XML con il Visualizzatore XML TaxLayer gratuito — tutti i campi della fattura vengono mostrati chiaramente
2. Validare: opzionalmente verificate con il Validatore XRechnung se tutti i campi obbligatori EN 16931 sono presenti
3. Importare: caricate il file XML nel vostro software di contabilità
4. Archiviare: conservate il file XML originale

Cosa faccio se il mio software non può elaborare fatture elettroniche?

Se il vostro software di contabilità non supporta ancora l'importazione automatica delle fatture elettroniche:

• ZUGFeRD: potete utilizzare la visualizzazione PDF come prima e trasferire manualmente i dati. I dati XML non vanno persi — rimangono incorporati nel file per un utilizzo futuro.
• XRechnung: utilizzate il Visualizzatore XML TaxLayer per mostrare i dati della fattura in una visualizzazione leggibile. Da lì potete inserire manualmente i valori nel vostro sistema contabile.

A lungo termine, raccomandiamo di aggiornare o cambiare il vostro software. Tutti i programmi comuni (DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat, FastBill) ora supportano l'importazione di fatture elettroniche.

Dovrei validare le fatture elettroniche in entrata?

La validazione non è legalmente obbligatoria ma raccomandata per due motivi:

1. Garantire il diritto alla detrazione dell'IVA: una fattura elettronica con campi obbligatori mancanti (ad es. nessuna Partita IVA, voci mancanti) può mettere a rischio la detrazione dell'IVA
2. Individuare gli errori per tempo: meglio segnalare immediatamente gli errori al mittente che mesi dopo durante un controllo fiscale

Il Validatore TaxLayer gratuito verifica tutti i campi obbligatori EN 16931 direttamente nel browser — senza installazione, senza caricamento su un server.

Come archivio correttamente le fatture elettroniche ricevute?

Le fatture elettroniche sono soggette allo stesso obbligo di conservazione delle fatture cartacee (10 anni). Importante: la fattura elettronica deve essere conservata nel formato originale:

• ZUGFeRD: salvate il file PDF originale con XML incorporato (non come stampa o screenshot)
• XRechnung: salvate il file XML originale

Una stampa o la conversione in un altro formato non è conforme ai GoBD. Maggiori dettagli nel nostro articolo Archiviazione conforme ai GoBD delle fatture elettroniche.

TaxLayer converte automaticamente le vostre fatture PDF in uscita in file ZUGFeRD o XRechnung validati — 2 conversioni al mese gratuite, senza carta di credito. Provatelo ora.