Criar faturas eletrónicas: 5 métodos comparados

A obrigação de fatura eletrónica está a chegar — e cada empresa precisa de uma solução para gerar ficheiros ZUGFeRD ou XRechnung. Mas as opções são confusas: módulos ERP, ferramentas online, prestadores de serviços, modelos Excel, soluções DIY. Alguns métodos custam milhares de euros por ano, outros são gratuitos.

> Resposta rápida: Para PME com um fluxo de faturação existente (Word, Excel, software simples), um conversor online como o TaxLayer é a opção mais rápida e económica. Se já utiliza software ERP, use o seu módulo de faturação eletrónica.

Que opções existem para criar faturas eletrónicas?

Método 1: Software ERP ou de contabilidade

Como funciona: Muitos programas estabelecidos têm módulos de faturação eletrónica integrados. Cria a fatura como habitualmente e exporta-a como ZUGFeRD ou XRechnung.

Exemplos: DATEV, Lexware, sevDesk, lexoffice, Sage, SAP, Microsoft Dynamics

Vantagens: Integração perfeita, automação, validação, arquivo

Desvantagens: Custo (a partir de 20 €/mês até vários milhares de euros), dependência do fornecedor, frequentemente sobredimensionado para microempresas

Adequado para: Empresas que já utilizam software de contabilidade com suporte de faturação eletrónica e criam mais de 20 faturas por mês.

Método 2: Ferramentas de conversão online

Como funciona: Continua a criar a sua fatura com a ferramenta existente e exporta-a como PDF. Depois carrega o PDF numa ferramenta online que extrai os dados via IA e gera uma fatura eletrónica validada.

Vantagens: Sem mudança de fluxo de trabalho, pronto a utilizar imediatamente, económico (TaxLayer: 2 gratuitas/mês, Pro a partir de 15 €/mês), ambos os formatos disponíveis

Desvantagens: Cada fatura deve ser carregada, dependente da IA para layouts invulgares

Adequado para: Trabalhadores independentes, empresários em nome individual e PME que queiram manter o seu fluxo de faturação existente. Especialmente para pequenas empresas.

Método 3: Modelos Excel com exportação por macro

Como funciona: Preenche um modelo Excel que gera XML ZUGFeRD a partir dos dados introduzidos.

Vantagens: Gratuito ou económico, sem instalação necessária

Desvantagens: Propenso a erros, sem PDF/A-3, sem validação, não escalável

Adequado para: Empresários em nome individual tecnicamente proficientes com 1–5 faturas por mês. Em alternativa, pode usar o Gerador de XRechnung sem macros.

Método 4: Prestadores de serviços de faturação eletrónica

Como funciona: Prestadores de serviços especializados (Basware, Comarch, crossinx, Seeburger) geram, validam e enviam faturas eletrónicas como serviço gerido — frequentemente diretamente via PEPPOL ou ZRE.

Vantagens: Totalmente externalizado, conformidade assegurada, entrega multicanal

Desvantagens: A partir de aprox. 50 €/mês, compromisso contratual, esforço de configuração

Adequado para: Empresas de média e grande dimensão com mais de 500 faturas por mês.

Método 5: Criação manual de XML

Como funciona: Escreve o XML manualmente ou gera-o com um script personalizado.

Vantagens: Controlo total, gratuito

Desvantagens: Extremamente trabalhoso, alta taxa de erros, sem PDF/A-3, manutenção para atualizações de formato

Adequado para: Programadores que integram faturas eletrónicas em software personalizado — não para operações de faturação contínua.

Como se comparam diretamente os cinco métodos?

Que método se adequa à minha empresa?

• Já utiliza DATEV, Lexware ou sevDesk? → Verifique se a versão atual consegue gerar faturas eletrónicas.
• Cria faturas com Word, Excel ou uma ferramenta simples? → Um conversor online como o TaxLayer complementa o seu fluxo de trabalho sem alterações.
• Fatura regularmente entidades públicas? → Precisa de XRechnung e possivelmente PEPPOL — um Leitweg-ID é obrigatório.
• Emite 1–3 faturas por mês? → O TaxLayer Free é suficiente (2 conversões/mês gratuitas).

Verifique as suas faturas eletrónicas geradas antes de enviar com o Validador gratuito.

O TaxLayer é o caminho mais rápido para empresas que não querem mudar o seu fluxo de faturação. Carregue o seu PDF, reveja os dados extraídos pela IA e descarregue um ficheiro ZUGFeRD ou XRechnung validado. Comece gratuitamente — sem cartão de crédito, sem assinatura.