Receber e processar faturas eletrónicas: como fazer corretamente

A obrigação de receção de faturas eletrónicas aplica-se desde 1 de janeiro de 2025 a todas as empresas na Alemanha sem exceção. Embora a obrigação de envio esteja a ser introduzida por fases, como destinatário de faturas já deve poder receber e processar faturas eletrónicas estruturadas nos termos da EN 16931.

> Resposta rápida: Desde 2025, todas as empresas devem poder receber faturas eletrónicas no formato ZUGFeRD ou XRechnung. Os ficheiros ZUGFeRD podem ser abertos como um PDF normal; o XML XRechnung pode ser visualizado com um visualizador ou importado no seu software de contabilidade.

O que significa a obrigação de receção na prática?

A Lei de Oportunidades de Crescimento obriga todas as empresas desde 2025 a aceitar faturas eletrónicas — independentemente da dimensão ou faturação. Não pode rejeitar uma fatura eletrónica e insistir num formato em papel ou num simples PDF.

Concretamente, isto significa:

• Precisa de uma caixa de e-mail ou canal através do qual possam ser recebidas faturas eletrónicas
• Deve poder processar o ficheiro recebido na sua contabilidade
• Deve arquivar a fatura eletrónica no seu formato original (não a imprimir)

Que formatos receberá como destinatário?

Na prática, receberá dois formatos:

ZUGFeRD (mais comum em B2B): Um ficheiro PDF que parece uma fatura normal. Em segundo plano, um ficheiro XML legível por máquina está incorporado. Pode abrir e ler o ficheiro com qualquer leitor de PDF — o processamento automático é tratado pelo seu software de contabilidade.

XRechnung (principalmente de entidades do setor público): Um ficheiro XML puro sem vista PDF. É otimizado para processamento por máquina mas não é diretamente legível pelo olho humano. Precisa de um visualizador ou software que consiga apresentar XRechnung.

Como processo uma fatura ZUGFeRD?

O ZUGFeRD é o caso mais simples:

1. Abrir: Abra o ficheiro como um PDF normal e reveja-o visualmente
2. Importar: Carregue o ficheiro no seu software de contabilidade — DATEV, Lexware, sevDesk e a maioria dos sistemas ERP reconhecem automaticamente o XML incorporado
3. Verificar: Compare os dados extraídos (montante, IVA, número da fatura) com a vista PDF
4. Lançar: Lance a fatura como habitualmente — a maioria dos campos é transferida automaticamente
5. Arquivar: Guarde o ficheiro ZUGFeRD original (não apenas a vista PDF) em conformidade com o GoBD

Como processo uma XRechnung?

O XRechnung requer um passo adicional porque não existe PDF legível:

1. Visualizar: Abra o ficheiro XML com o Visualizador XML TaxLayer gratuito — todos os campos da fatura são apresentados de forma clara
2. Validar: Opcionalmente verifique com o Validador XRechnung se todos os campos obrigatórios da EN 16931 estão presentes
3. Importar: Carregue o ficheiro XML no seu software de contabilidade
4. Arquivar: Conserve o ficheiro XML original

O que faço se o meu software não consegue processar faturas eletrónicas?

Se o seu software de contabilidade ainda não suporta importação automática de faturas eletrónicas:

• ZUGFeRD: Pode utilizar a vista PDF como antes e transferir os dados manualmente. Os dados XML não se perdem — permanecem incorporados no ficheiro para mais tarde.
• XRechnung: Utilize o Visualizador XML TaxLayer para apresentar os dados da fatura numa vista legível. A partir daí, pode introduzir manualmente os valores no seu sistema contabilístico.

A longo prazo, recomendamos atualizar ou mudar o seu software. Todos os programas comuns (DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat, FastBill) suportam agora importação de faturas eletrónicas.

Devo validar as faturas eletrónicas recebidas?

A validação não é legalmente obrigatória mas é recomendada por duas razões:

1. Assegurar a dedução do IVA: Uma fatura eletrónica com campos obrigatórios em falta (p. ex., sem NIF, linhas em falta) pode pôr em risco a dedução do IVA
2. Detetar erros precocemente: É melhor notificar o remetente imediatamente sobre erros do que meses depois durante uma auditoria fiscal

O Validador TaxLayer gratuito verifica todos os campos obrigatórios da EN 16931 diretamente no navegador — sem instalação, sem envio para um servidor.

Como arquivo corretamente as faturas eletrónicas recebidas?

As faturas eletrónicas estão sujeitas ao mesmo requisito de conservação que as faturas em papel (10 anos). Importante: a fatura eletrónica deve ser conservada no formato original:

• ZUGFeRD: Guarde o ficheiro PDF original com XML incorporado (não como impressão ou captura de ecrã)
• XRechnung: Guarde o ficheiro XML original

Uma impressão ou conversão para outro formato não é conforme com o GoBD. Mais detalhes encontram-se no nosso artigo Arquivo de faturas eletrónicas em conformidade com o GoBD.

O TaxLayer converte automaticamente as suas faturas PDF de saída em ficheiros ZUGFeRD ou XRechnung validados — 2 conversões por mês gratuitas, sem cartão de crédito. Experimente agora.