E-Rechnung empfangen und verarbeiten: So geht es richtig

Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 für ausnahmslos alle Unternehmen in Deutschland. Während die Versandpflicht stufenweise eingeführt wird, müssen Sie als Rechnungsempfänger bereits heute in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 zu empfangen und zu verarbeiten.

> Kurzantwort: Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format empfangen können. ZUGFeRD-Dateien öffnen Sie wie ein normales PDF; XRechnung-XML visualisieren Sie mit einem Viewer oder importieren es in Ihre Buchhaltungssoftware.

Was bedeutet die Empfangspflicht konkret?

Das Wachstumschancengesetz verpflichtet seit 2025 alle Unternehmen, E-Rechnungen entgegenzunehmen — unabhängig von Größe oder Umsatz. Sie dürfen eine E-Rechnung nicht ablehnen und auf ein Papierformat oder eine einfache PDF bestehen.

Das heißt konkret:

• Sie brauchen ein E-Mail-Postfach oder einen Kanal, über den E-Rechnungen eingehen können
• Sie müssen die empfangene Datei in Ihrer Buchhaltung verarbeiten können
• Sie müssen die E-Rechnung im Originalformat archivieren (nicht ausdrucken)

Welche Formate werden Sie als Empfänger erhalten?

In der Praxis werden Sie zwei Formate erhalten:

ZUGFeRD (häufigster Fall im B2B): Eine PDF-Datei, die wie eine normale Rechnung aussieht. Im Hintergrund ist eine maschinenlesbare XML-Datei eingebettet. Sie können die Datei mit jedem PDF-Reader öffnen und lesen — die automatische Verarbeitung übernimmt Ihre Buchhaltungssoftware.

XRechnung (vor allem bei öffentlichen Auftraggebern): Eine reine XML-Datei ohne PDF-Ansicht. Sie ist für die maschinelle Verarbeitung optimiert, aber für das menschliche Auge nicht direkt lesbar. Sie brauchen einen Viewer oder eine Software, die XRechnung darstellen kann.

Wie verarbeite ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD ist der einfachere Fall:

1. Öffnen: Die Datei wie ein normales PDF öffnen und visuell prüfen
2. Importieren: Die Datei in Ihre Buchhaltungssoftware laden — DATEV, Lexware, sevDesk und die meisten ERP-Systeme erkennen das eingebettete XML automatisch
3. Prüfen: Die extrahierten Daten (Betrag, USt, Rechnungsnummer) gegen die PDF-Ansicht abgleichen
4. Buchen: Die Rechnung wie gewohnt verbuchen — die meisten Felder werden automatisch übernommen
5. Archivieren: Die Original-ZUGFeRD-Datei (nicht nur die PDF-Ansicht) GoBD-konform ablegen

Wie verarbeite ich eine XRechnung?

XRechnung erfordert einen zusätzlichen Schritt, weil es kein lesbares PDF gibt:

1. Visualisieren: Die XML-Datei mit dem kostenlosen TaxLayer XML Viewer öffnen — alle Rechnungsfelder werden übersichtlich dargestellt
2. Validieren: Optional mit dem XRechnung Validator prüfen, ob alle EN-16931-Pflichtfelder vorhanden sind
3. Importieren: Die XML-Datei in Ihre Buchhaltungssoftware laden
4. Archivieren: Die Original-XML-Datei aufbewahren

Was mache ich, wenn meine Software keine E-Rechnungen verarbeiten kann?

Wenn Ihre Buchhaltungssoftware noch kein automatisches E-Rechnungs-Import kann:

• ZUGFeRD: Sie können die PDF-Ansicht wie bisher nutzen und die Daten manuell übernehmen. Die XML-Daten gehen nicht verloren — sie bleiben in der Datei eingebettet für später.
• XRechnung: Nutzen Sie den TaxLayer XML Viewer, um die Rechnungsdaten in einer lesbaren Ansicht darzustellen. Von dort können Sie die Werte manuell in Ihre Buchhaltung übertragen.

Langfristig empfehlen wir, Ihre Software zu aktualisieren oder zu wechseln. Alle gängigen Programme (DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat, FastBill) unterstützen inzwischen den E-Rechnungs-Import.

Sollte ich eingehende E-Rechnungen validieren?

Eine Validierung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber aus zwei Gründen empfehlenswert:

1. Vorsteuerabzug sichern: Eine E-Rechnung mit fehlenden Pflichtfeldern (z. B. keine USt-IdNr., fehlende Positionsangaben) kann den Vorsteuerabzug gefährden
2. Fehler früh erkennen: Besser den Absender sofort auf Fehler hinweisen als Monate später beim Steuerprüfer

Der kostenlose TaxLayer Validator prüft alle EN-16931-Pflichtfelder direkt im Browser — keine Installation, kein Upload auf einen Server.

Wie archiviere ich empfangene E-Rechnungen richtig?

E-Rechnungen unterliegen der gleichen Aufbewahrungspflicht wie Papierrechnungen (10 Jahre). Wichtig: Die E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden:

• ZUGFeRD: Die Original-PDF-Datei mit eingebettetem XML speichern (nicht als Ausdruck oder Screenshot)
• XRechnung: Die Original-XML-Datei speichern

Ein Ausdruck oder eine Konvertierung in ein anderes Format ist nicht GoBD-konform. Mehr Details finden Sie in unserem Artikel GoBD-konforme E-Rechnungs-Archivierung.

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