Kann DATEV eingehende E-Rechnungen automatisch verarbeiten?

Ja. DATEV arbeitet als Hub: Eingang über TRAFFIQX, Peppol oder E-Mail, Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD, Buchungsvorschläge und GoBD-konforme Archivierung. Details in DATEV E-Rechnung importieren.

Erkennt sevDesk E-Rechnungen automatisch?

Ja. sevDesk erkennt eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien (2.1/2.2) automatisch und liest die strukturierten Daten aus. Ausgehend erstellt und versendet sevDesk ebenfalls XRechnung und ZUGFeRD.

Kann Lexware Office XRechnungen importieren?

Ja. Lexware Office importiert und erkennt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD beim Empfang. Der Versand ist je nach Tarif verfügbar.

Lesen diese Programme reines XML oder nur Hybrid-PDF?

Alle drei lesen beim Empfang sowohl das hybride ZUGFeRD-PDF als auch reines XRechnung-XML. Bei Hybrid ist immer das eingebettete XML für die Buchung maßgeblich.

Was kostet die E-Rechnungsfunktion?

Der Funktionsumfang ist je nach Tarif unterschiedlich. Empfang und Erkennung sind meist in gängigen Paketen enthalten, der automatisierte Versand oft erst in höheren Tarifen. Prüfen Sie die aktuelle Tarifübersicht Ihres Anbieters.

Was, wenn eine eingehende E-Rechnung fehlerhaft ist?

Prüfen Sie die Datei mit dem TaxLayer Validator gegen EN 16931 und die BR-DE-Regeln. So finden Sie fehlende Pflichtfelder, bevor Sie sie an Ihr Buchhaltungssystem übergeben.

E-Rechnung importieren in Lexware, sevDesk & DATEV: der Praxisvergleich

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer. Die praktische Frage lautet daher: Wie verarbeitet meine Buchhaltungssoftware eine eingehende XRechnung oder ZUGFeRD-Datei? Dieser Artikel vergleicht die drei verbreitetsten Lösungen: Lexware Office, sevDesk und DATEV.

> Kurzantwort: Alle drei Programme lesen beim Empfang sowohl reines XRechnung-XML als auch hybrides ZUGFeRD-PDF. DATEV arbeitet als umfassender Hub mit Buchungsvorschlägen und GoBD-Archivierung; sevDesk und Lexware Office erkennen Eingänge automatisch. Der genaue Funktionsumfang — besonders der Versand — ist je nach Tarif unterschiedlich.

Warum überhaupt automatisch importieren?

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten (XML). Statt Beträge, Steuersätze und Kontierung abzutippen, kann Ihre Software die Felder direkt auslesen. Das spart Zeit und vermeidet Tippfehler. Voraussetzung: Ihr Programm erkennt das Format und ordnet die Felder korrekt zu.

DATEV: der Hub-Ansatz

DATEV ist im deutschen Steuerberatungsumfeld der De-facto-Standard und deutlich mehr als ein Rechnungsleser. DATEV fungiert als Hub:

Eingangskanäle: TRAFFIQX-Netzwerk, Peppol und E-Mail
Formate: XRechnung und ZUGFeRD werden gleichermaßen verarbeitet
Buchungsvorschläge: DATEV erzeugt aus den strukturierten Daten Vorschläge zur Kontierung
Archivierung: GoBD-konforme, revisionssichere Ablage des Originals

Für Kanzleien und größere Unternehmen ist das der komfortabelste Weg, weil der komplette Prozess von Eingang bis Buchung abgedeckt ist. Eine ausführliche Anleitung finden Sie in DATEV E-Rechnung importieren.

sevDesk: Erkennung und Versand

sevDesk richtet sich vor allem an Selbständige und kleine Unternehmen:

Eingang: sevDesk erkennt eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien (Version 2.1/2.2) automatisch und liest die Daten aus
Ausgang: sevDesk erstellt und versendet ebenfalls XRechnung und ZUGFeRD
Beleg-Workflow: eingehende Rechnungen werden zur Freigabe und Verbuchung vorbereitet

Der Charme liegt in der Einfachheit: Erstellen, Versenden und Empfangen aus einer Oberfläche.

Lexware Office: Import und Erkennung

Lexware Office (früher lexoffice) deckt ebenfalls beide Richtungen ab:

Eingang: importiert und erkennt XRechnung und ZUGFeRD
Ausgang: Versand je nach Tarif verfügbar
Buchhaltung: strukturierte Daten fließen in die Belegerfassung

Der direkte Vergleich

Funktion	DATEV	sevDesk	Lexware Office
XRechnung empfangen	Ja	Ja	Ja
ZUGFeRD empfangen	Ja	Ja (2.1/2.2)	Ja
Automatische Erkennung	Ja	Ja	Ja
Buchungsvorschläge	Ja	Ja	Ja
GoBD-Archivierung	Ja	Ja	Ja
Versand XRechnung/ZUGFeRD	Ja	Ja	Je nach Tarif
Eingangskanäle	TRAFFIQX/Peppol/E-Mail	E-Mail/Upload	E-Mail/Upload

Wichtig: Preise und der genaue Leistungsumfang hängen vom gewählten Tarif ab und ändern sich. Ziehen Sie für verbindliche Angaben immer die aktuelle Tarifübersicht des jeweiligen Anbieters heran.

Hybrid oder reines XML: was gilt?

Alle drei Programme lesen beim Empfang beide Varianten:

Reines XRechnung-XML: eine XML-Datei, kein sichtbares PDF
Hybrides ZUGFeRD: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML

Bei ZUGFeRD gilt: Das eingebettete XML ist für die Buchung maßgeblich, nicht das sichtbare PDF. Falls PDF und XML auseinanderfallen, ist das XML der führende Datensatz. Mehr zu den ZUGFeRD-Varianten in ZUGFeRD-Profile erklärt.

Was tun bei fehlerhaften Eingangsrechnungen?

Nicht jede eingehende E-Rechnung ist korrekt. Bevor Sie eine zweifelhafte Datei ins Buchhaltungssystem übernehmen, prüfen Sie sie:

Datei mit dem TaxLayer Validator gegen EN 16931 und die BR-DE-Regeln prüfen
Fehlermeldungen (z. B. fehlende USt-IdNr., inkonsistente Steuerbeträge) im Nachschlagewerk XRechnung-Fehlercodes klären
Bei Bedarf eine korrigierte Rechnung beim Lieferanten anfordern

So verhindern Sie, dass fehlerhafte Datensätze Ihre Buchhaltung verunreinigen.

Und wenn ich noch selbst konvertieren muss?

Wenn Sie ausgehend eine E-Rechnung erzeugen müssen, Ihr Programm das aber (noch) nicht kann, hilft ein separater Konverter. Mit TaxLayer wandeln Sie eine bestehende PDF in eine valide XRechnung oder ZUGFeRD-Datei um — unabhängig davon, welche Buchhaltungssoftware Sie einsetzen.

Archivierung nicht vergessen

Unabhängig vom Programm gilt: Das originale strukturierte XML muss revisionssicher archiviert werden — ein Ausdruck oder eine Umwandlung in PDF genügt nicht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt seit 2025 8 Jahre. Details in E-Rechnung archivieren nach GoBD.

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Egal welche Software Sie nutzen: Solange Sie ausgehende Rechnungen ins richtige Format bringen müssen, hilft TaxLayer. PDF hochladen, XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen. Kostenlos starten — 2 Konvertierungen pro Monat gratis. Fragen an info@landauer.de.