Sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Ja. Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigt, gilt nach § 33 UStDV eine Erleichterung: Sie dürfen weiterhin in jedem Format ausgestellt werden. Maßgeblich ist der Bruttobetrag. Eine Rechnung darf nicht in Teilbeträge zerlegt werden, nur um unter die Grenze zu kommen.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B), bei denen beide Seiten im Inland ansässig sind. Rechnungen an private Endkunden (B2C) fallen nicht darunter. Sie dürfen sie weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausstellen.

Muss ich trotz einer Ausnahme E-Rechnungen empfangen können?

Ja, und das ist der häufigste Irrtum. Eine Ausnahme befreit nur vom Versand, nicht vom Empfang. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung annehmen und GoBD-konform archivieren können, auch Kleinunternehmer. Wie das geht, zeigt E-Rechnung empfangen und verarbeiten.

Sind steuerfreie Leistungen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (etwa Vermietung, Finanz- und Versicherungsleistungen oder ärztliche Leistungen), unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht. Enthält eine Rechnung dagegen steuerpflichtige und steuerfreie Positionen gemischt, sollten Sie sie im Zweifel als E-Rechnung ausstellen.

Sind Fahrausweise von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Ja. Fahrausweise für die Personenbeförderung, die nach § 34 UStDV als Rechnung gelten (etwa Bahn- oder Nahverkehrstickets), müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.

E-Rechnungspflicht: Ausnahmen und welche Rechnungen weiter als PDF gehen dürfen

Die E-Rechnungspflicht wird oft so verstanden, als müsste von einem Tag auf den anderen jede Rechnung ein strukturierter Datensatz sein. Das stimmt nicht. Die Pflicht hat einen klar umrissenen Geltungsbereich, und sie kennt eine Reihe von Ausnahmen, bei denen eine Papier- oder PDF-Rechnung weiterhin zulässig ist. Wer diese Fälle kennt, erspart sich unnötige Umstellungen und erkennt zugleich, wo die Pflicht eben doch greift.

Dieser Leitfaden ordnet die Ausnahmen entlang der gesetzlichen Grundlage aus dem Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG) und zeigt an konkreten Beispielen, welche Rechnung weiter als PDF gehen darf und welche nicht. Eine Einschränkung vorweg, die fast alle übersehen: Eine Ausnahme von der Pflicht, E-Rechnungen zu versenden, ist nie eine Ausnahme von der Pflicht, sie empfangen zu können.

> Kurzantwort: Die E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B). Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sowie Rechnungen an Privatkunden und ins Ausland. In diesen Fällen ist eine Papier- oder PDF-Rechnung weiterhin erlaubt. Empfangen und GoBD-konform archivieren müssen Sie E-Rechnungen aber in jedem Fall.

Der Geltungsbereich: nur inländische B2B-Rechnungen

Bevor es um einzelne Ausnahmen geht, lohnt der Blick auf den Rahmen. Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, greift nur, wenn drei Bedingungen zusammenkommen:

Es handelt sich um eine Rechnung zwischen zwei Unternehmen (B2B).
Beide Parteien sind im Inland ansässig.
Der Umsatz ist steuerbar und steuerpflichtig in Deutschland.

Fehlt eine dieser Bedingungen, besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Eine Rechnung an einen privaten Endkunden ist deshalb genauso wenig betroffen wie eine Rechnung an einen Kunden im Ausland. Die genauen Stichtage der Versandpflicht (ab 2027 für große, ab 2028 für alle Unternehmen) stehen unter E-Rechnungspflicht 2027.

Welche Rechnungen ausgenommen sind: der Überblick

Fall	Grundlage	Weiter als Papier oder PDF?
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto	§ 33 UStDV	ja
Fahrausweise (Personenbeförderung)	§ 34 UStDV	ja
Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG	§ 14 UStG	ja
Rechnung an Privatkunden (B2C)	außerhalb der B2B-Pflicht	ja
Empfänger im Ausland	keine inländische B2B-Leistung	ja
Kleinunternehmer als Aussteller (bis 2028)	§ 19 UStG	ja (nur Versand)

Wichtig: Jede dieser Ausnahmen betrifft nur das Ausstellen. Keine davon entbindet vom Empfang. Dazu unten mehr.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Die praktisch wichtigste Ausnahme sind Kleinbetragsrechnungen. Nach § 33 UStDV dürfen Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigt, weiterhin in jedem Format ausgestellt werden. Maßgeblich ist also der Bruttobetrag, nicht der Nettobetrag.

Ein Beispiel: Ein Handwerker stellt einem gewerblichen Kunden eine Rechnung über 230 Euro brutto. Diese Rechnung darf er weiterhin auf Papier oder als PDF ausstellen. Liegt der Betrag dagegen bei 260 Euro brutto, greift die Ausnahme nicht mehr.

Eine verbreitete Fehlannahme ist, man könne eine größere Leistung in mehrere Rechnungen unter 250 Euro aufteilen. Das ist nicht zulässig. Maßgeblich ist der tatsächliche Gesamtbetrag der abgerechneten Leistung. Wer zwei Positionen auf einer Rechnung zusammenfasst und damit auf 300 Euro kommt, fällt aus der Kleinbetragsregel heraus.

Fahrausweise

Fahrausweise für die Personenbeförderung, die nach § 34 UStDV als Rechnung gelten, sind ebenfalls ausgenommen. Dazu zählen etwa Bahntickets oder Fahrscheine im Nahverkehr. Sie müssen nicht in ein strukturiertes Format überführt werden, auch wenn sie betrieblich abgerechnet werden.

Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht. Typische Fälle sind:

die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (§ 4 Nr. 12),
Finanz- und Versicherungsleistungen (§ 4 Nr. 8 und Nr. 10),
ärztliche und heilberufliche Leistungen (§ 4 Nr. 14).

Vorsicht bei gemischten Rechnungen: Enthält ein Beleg sowohl steuerpflichtige als auch steuerfreie Positionen, ist die Rechtslage weniger eindeutig. Im Zweifel ist es sicherer, eine solche Rechnung gleich als E-Rechnung auszustellen, denn eine E-Rechnung ist auch dort zulässig, wo nur eine Erleichterung besteht.

Rechnungen an Privatkunden

Die E-Rechnungspflicht ist eine reine B2B-Regel. Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) sind nicht betroffen. Ein Online-Händler, der an Privatpersonen verkauft, muss diese Rechnungen nicht als ZUGFeRD oder XRechnung ausstellen. Sobald jedoch ein Geschäftskunde beliefert wird, greift die Pflicht wieder, sofern kein anderer Ausnahmetatbestand vorliegt.

Grenzüberschreitende Rechnungen

Rechnungen an Empfänger im Ausland fallen nicht unter die inländische B2B-Pflicht, weil eine der beiden Parteien nicht im Inland ansässig ist. Das kann sich mit dem EU-Vorhaben ViDA künftig ändern, denn dort ist eine grenzüberschreitende E-Rechnungspflicht vorgesehen. Vorerst gilt sie in Deutschland nur im Inland.

Kleinunternehmer: ausgenommen vom Versand, nicht vom Empfang

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen bis 2028 keine E-Rechnungen versenden. Empfangen müssen sie sie trotzdem, und zwar bereits seit dem 1. Januar 2025. Die Einzelheiten und die Übergangsfristen stehen unter Kleinunternehmer und E-Rechnung.

Die wichtigste Einschränkung: empfangen müssen Sie trotzdem

Hier liegt der häufigste Denkfehler. Alle genannten Ausnahmen beziehen sich auf das Ausstellen einer Rechnung. Keine davon ändert etwas an der Empfangspflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, eine eingehende E-Rechnung anzunehmen, lesbar zu machen und GoBD-konform zu archivieren.

Ein Betrieb, der selbst nur Kleinbetragsrechnungen schreibt, kann also von der Versandpflicht befreit sein und muss dennoch jede ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei verarbeiten können, die ein Lieferant ihm schickt. Wie Sie eingehende Dateien öffnen und prüfen, zeigt E-Rechnung empfangen und verarbeiten. Eine erhaltene Datei prüfen Sie bei Bedarf mit dem kostenlosen ZUGFeRD und XRechnung Validator, ohne dass die Rechnung Ihren Rechner verlässt.

Und wenn Sie unsicher sind

Die Ausnahmen sind Erleichterungen, keine Verbote. Eine E-Rechnung ist in jedem der genannten Fälle zusätzlich erlaubt. Wer unsicher ist, ob ein Beleg unter eine Ausnahme fällt, fährt mit einer E-Rechnung immer richtig, denn sie ist formal nie zu beanstanden und zukunftssicher. Umgekehrt gilt: Wo eine Ausnahme greift, müssen Sie nichts umstellen.

Wenn Sie ohnehin umstellen möchten oder einzelne PDF-Rechnungen in ein gültiges Format bringen wollen, extrahiert TaxLayer die Daten aus einer vorhandenen PDF, rechnet die Summen konsistent und validiert das Ergebnis automatisch gegen EN 16931, bevor Sie es herunterladen. Die ersten zwei Konvertierungen pro Monat sind kostenlos. Fragen beantworten wir unter info@taxlayer.de.