Erfüllen ZUGFeRD und XRechnung beide die E-Rechnungspflicht?

Ja. Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind für die Versandpflicht ab 2027/2028 zugelassen. Sie können je nach Empfänger das passende Format wählen.

Welches Format akzeptieren öffentliche Auftraggeber?

Bundesbehörden, Landesbehörden und die meisten Kommunen verlangen ausschließlich XRechnung. ZUGFeRD wird über die ZRE und OZG-RE nicht akzeptiert.

Welches Format ist für DATEV besser geeignet?

ZUGFeRD hat in DATEV klare Vorteile: Das Belegbild ist direkt im Dokument enthalten, die Erkennungsrate liegt bei nahezu 100%, und die Archivierung ist mit einem Dokument erledigt. Details: DATEV & E-Rechnung.

Kann ich ZUGFeRD auch für internationale Rechnungen verwenden?

Ja. ZUGFeRD 2.1 ist identisch mit Factur-X und wird in Frankreich und zunehmend EU-weit akzeptiert. Für grenzüberschreitende B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD die bessere Wahl.

Was ist der Unterschied in der Dateigröße?

XRechnung-XML-Dateien sind deutlich kleiner als ZUGFeRD-PDFs. Das spielt bei der Massenverarbeitung und automatisierten Pipelines eine Rolle, ist für die meisten KMU aber nicht relevant.

Kann TaxLayer beide Formate aus derselben PDF erzeugen?

Ja. TaxLayer extrahiert die Daten einmalig per KI und erzeugt auf Knopfdruck ZUGFeRD 2.1 oder XRechnung 3.0 — oder beides für denselben Rechnungsbestand.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches Format passt zu Ihrem Unternehmen?

ZUGFeRD und XRechnung werden oft in einem Atemzug genannt, weil beide die europäische Norm EN 16931 erfüllen. Doch technisch und praktisch unterscheiden sie sich erheblich. Die Wahl des falschen Formats kann Rechnungen beim Empfänger zum Problem machen — oder umgekehrt: Sie können wertvolle Flexibilität verschenken.

> Kurzantwort: Für B2B-Rechnungen an Unternehmen ist ZUGFeRD die flexiblere Wahl, da es als PDF lesbar bleibt. Für öffentliche Auftraggeber ist XRechnung gesetzlich vorgeschrieben. TaxLayer erzeugt beide Formate aus einem einzigen Workflow.

Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format: Die Rechnung besteht aus einem menschenlesbaren PDF und einem darin eingebetteten maschinenlesbaren XML (nach dem UN/CEFACT-Standard CII). Mehr Grundlagen: Was ist ZUGFeRD?.

Merkmal	ZUGFeRD
Format	PDF/A-3 + eingebettetes CII-XML
Lesbarkeit	Für Menschen (PDF) + Maschinen (XML)
Basis-Standard	UN/CEFACT CII
Aktuell	Version 2.1 (= Factur-X)
Einsatz	B2B, B2G möglich

ZUGFeRD 2.1 ist identisch mit dem französischen Standard Factur-X — ein EU-weit anerkanntes hybrides Format.

Was ist XRechnung und wofür brauche ich sie?

XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format — kein eingebettetes PDF, kein menschenlesbares Dokument. Es entstand als deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) zur EN 16931 und verwendet den UBL 2.1-Standard.

XRechnung ist das Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland (seit 2020 für Bundesbehörden). Es wird über die Leitweg-ID adressiert.

Merkmal	XRechnung
Format	UBL 2.1 XML (oder alternativ CII)
Lesbarkeit	Nur Maschinen (Visualisierung separat)
Basis-Standard	UBL 2.1 / UN/CEFACT CII
Aktuell	Version 3.0
Einsatz	B2G (Pflicht), B2B möglich

Worin unterscheiden sich die beiden Formate in der Praxis?

Wie unterscheidet sich die Lesbarkeit?

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung. Der Empfänger muss kein spezielles Programm installieren. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Ohne Visualisierungs-Tool zeigt sie unlesbaren Code.

Praxis-Konsequenz: Rechnungen an kleine Unternehmen ohne ERP eignen sich besser als ZUGFeRD. Rechnungen an öffentliche Stellen müssen als XRechnung versendet werden.

Welches Format eignet sich für internationale Rechnungen?

ZUGFeRD 2.1 / Factur-X wird in Frankreich und zunehmend europaweit akzeptiert. XRechnung ist eine deutsche CIUS — außerhalb von Deutschland kaum bekannt.

Welches Format ist besser für die Archivierung?

ZUGFeRD eignet sich ideal für die revisionssichere Archivierung: Die Rechnung ist ein vollständiges, in sich geschlossenes Dokument. XRechnung erfordert eine separate Visualisierungskomponente.

Welches Format empfehlen wir für welchen Anwendungsfall?

Anwendungsfall	Empfehlung	Begründung
Rechnungen an Bundesbehörden	XRechnung	Gesetzlich vorgeschrieben
Rechnungen an Landesbehörden	XRechnung	I.d.R. Pflicht
Rechnungen an B2B-Kunden	ZUGFeRD	Menschenlesbar, breite Akzeptanz
Rechnungen ins EU-Ausland	ZUGFeRD (Factur-X)	International anerkannt
Archivierung und E-Mail-Versand	ZUGFeRD	In sich geschlossenes Dokument
Vollautomatische ERP-Integration	Beide	XRechnung einfacher zu parsen, ZUGFeRD flexibler

Was ist mit der E-Rechnungspflicht ab 2027?

Das Wachstumschancengesetz verlangt ab 2027 (Unternehmen > 800.000 Euro Umsatz) bzw. 2028 (alle Unternehmen) den Versand von E-Rechnungen nach EN 16931. Beide Formate erfüllen diese Anforderung. Sie müssen sich nicht für eines entscheiden — Sie können je nach Empfänger das passende Format wählen.

Praktische Empfehlung: Versenden Sie an öffentliche Auftraggeber XRechnung, an alle anderen ZUGFeRD. TaxLayer unterstützt beide Ausgaben in einem Workflow.

Wie kann ich ZUGFeRD und XRechnung prüfen?

Beide Formate können Sie mit dem kostenlosen ZUGFeRD & XRechnung Validator direkt im Browser prüfen. Er validiert gegen alle EN 16931 Pflichtfelder und zeigt Fehler übersichtlich an.

Wie erzeugt TaxLayer beide Formate aus einer Quelle?

TaxLayer extrahiert die Rechnungsdaten einmalig per KI aus dem PDF und erzeugt dann auf Knopfdruck entweder:

ZUGFeRD 2.1 (PDF/A-3 + CII-XML, COMFORT-Profil, EN 16931-konform)
XRechnung 3.0 (UBL 2.1 XML, CIUS DE, EN 16931-konform)

Beide Ausgaben werden gegen die offiziellen KoSIT-Schemata validiert. Sie können das Format auch nach der Extraktion noch ändern — ohne die Daten neu eingeben zu müssen. Die ersten zwei Konvertierungen pro Monat sind kostenlos — jetzt testen.