ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches Format passt zu Ihrem Unternehmen?

Zwei Formate, ein Standard — aber nicht dasselbe

ZUGFeRD und XRechnung werden oft in einem Atemzug genannt, weil beide die europäische Norm EN 16931 erfüllen. Doch technisch und praktisch unterscheiden sie sich erheblich. Die Wahl des falschen Formats kann Rechnungen beim Empfänger zum Problem machen — oder umgekehrt: Sie können wertvolle Flexibilität verschenken.

Dieser Artikel erklärt die Unterschiede sachlich und hilft Ihnen zu entscheiden, welches Format zu Ihrem Unternehmen passt.

---

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format: Die Rechnung besteht aus einem menschenlesbaren PDF und einem darin eingebetteten maschinenlesbaren XML (nach dem UN/CEFACT-Standard CII — Cross Industry Invoice).

Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und lesen. Das eingebettete XML ermöglicht gleichzeitig die automatische Verarbeitung in ERP-Systemen oder Buchhaltungssoftware.

ZUGFeRD 2.1 ist identisch mit dem französischen Standard Factur-X — ein EU-weit anerkanntes hybrides Format.

---

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format — kein eingebettetes PDF, kein menschenlesbares Dokument. Es entstand als deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) zur EN 16931 und verwendet den UBL 2.1-Standard (Universal Business Language).

XRechnung ist das Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland (seit 2020 für Bundesbehörden). Es wird über die Leitweg-ID adressiert — eine eindeutige Kennung für den Empfänger im öffentlichen Sektor.

---

Die entscheidenden Unterschiede im Überblick

1. Lesbarkeit

Das ist der greifbarste Unterschied: Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung. Der Empfänger muss kein spezielles Programm installieren, um sie zu lesen.

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Ohne Visualisierungs-Tool zeigt sie unlesbaren Code. Die KoSIT bietet einen kostenlosen Online-Viewer an — aber das ist ein zusätzlicher Schritt.

Praxis-Konsequenz: Rechnungen an Privatpersonen oder kleine Unternehmen ohne ERP eignen sich besser als ZUGFeRD. Rechnungen an öffentliche Stellen müssen als XRechnung versendet werden.

2. Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber

XRechnung ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben für Rechnungen an Bundesbehörden, Landesbehörden und viele Kommunen. Die Übermittlung erfolgt über das Verwaltungsportal ZRE (Zentraler Rechnungseingang Bund) oder äquivalente Landesportale.

ZUGFeRD wird von öffentlichen Auftraggebern grundsätzlich nicht akzeptiert — auch wenn es technisch EN-16931-konform ist.

3. Internationaler Einsatz

ZUGFeRD 2.1 ist identisch mit Factur-X und wird in Frankreich, der EU und zunehmend europaweit akzeptiert. Für grenzüberschreitende B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD die deutlich bessere Wahl.

XRechnung ist eine deutsche CIUS — außerhalb von Deutschland kaum bekannt oder akzeptiert.

4. Archivierung und Workflows

ZUGFeRD eignet sich ideal für die revisionssichere E-Mail-Archivierung: Die Rechnung ist ein vollständiges, in sich geschlossenes Dokument. Das PDF enthält alle Informationen, das XML ermöglicht automatische Verarbeitung.

XRechnung erfordert bei der Archivierung eine Visualisierungskomponente, die separat vorzuhalten ist.

5. Profile und Komplexität

ZUGFeRD kennt mehrere Profile:

• MINIMUM: Nur Pflichtfelder — reicht für einfachste Fälle
• BASIC WL: Ohne Positionsdaten
• EN 16931 (COMFORT): Vollständiges Rechnungsformat
• EXTENDED: Zusatzfelder über EN 16931 hinaus

TaxLayer erzeugt ZUGFeRD im Profil EN 16931 (COMFORT) — das ist der Standard, der auch in der Praxis empfohlen wird und alle Pflichtfelder nach dem Wachstumschancengesetz erfüllt.

XRechnung hat keine Profile — es gibt nur eine einzige, vollständige Spezifikation.

---

Welches Format ist für welchen Anwendungsfall richtig?

---

Was ist mit der E-Rechnungspflicht 2027?

Das Wachstumschancengesetz verlangt ab 2027 (Unternehmen >800.000 € Umsatz) bzw. 2028 (alle Unternehmen) den Empfang und Versand von E-Rechnungen nach EN 16931.

Beide Formate erfüllen diese Anforderung. Sie müssen sich also nicht für eines entscheiden — Sie können je nach Empfänger das passende Format wählen. TaxLayer unterstützt beide Ausgaben in einem Workflow.

Praktische Empfehlung: Versenden Sie an öffentliche Auftraggeber XRechnung, an alle anderen ZUGFeRD.

---

ZUGFeRD und XRechnung in der Massenverarbeitung

Für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen ist die Frage des Formats auch eine Frage des Workflows-Overheads.

XRechnung-XML-Dateien sind kleiner als ZUGFeRD-PDFs und leichter in automatisierte Pipelines zu integrieren. Andererseits erfordert XRechnung immer ein Visualisierungs-Tool auf Empfängerseite.

TaxLayer Enterprise verarbeitet bis zu 100 Rechnungen gleichzeitig und erzeugt auf Wunsch ZUGFeRD oder XRechnung — oder beides für denselben Rechnungsbestand, wenn Ihr Kundenstamm gemischt ist.

---

TaxLayer: Beide Formate aus einer Quelle

TaxLayer extrahiert die Rechnungsdaten einmalig per KI aus dem PDF und erzeugt dann auf Knopfdruck entweder:

• ZUGFeRD 2.1 (PDF/A-3 + CII-XML, COMFORT-Profil, EN 16931-konform)
• XRechnung 3.0 (UBL 2.1 XML, CIUS DE, EN 16931-konform)

Beide Ausgaben werden gegen die offiziellen KoSIT-Schemata validiert. Sie können das Format auch nach der Extraktion noch ändern — ohne die Daten neu eingeben zu müssen.