Modtagelse og behandling af e-fakturaer: Sådan gør du rigtigt

Modtagelsespligten for e-fakturaer har gældt siden 1. januar 2025 for alle virksomheder i Tyskland uden undtagelse. Mens afsendelsespligten indføres trinvist, skal du som fakturamodtager allerede nu kunne modtage og behandle strukturerede e-fakturaer iht. EN 16931.

> Kort svar: Siden 2025 skal alle virksomheder kunne modtage e-fakturaer i ZUGFeRD- eller XRechnung-format. ZUGFeRD-filer kan åbnes som en normal PDF; XRechnung XML kan visualiseres med en viewer eller importeres i din regnskabssoftware.

Hvad betyder modtagelsespligten i praksis?

Loven om vækstmuligheder har krævet af alle virksomheder siden 2025, at de accepterer e-fakturaer — uanset størrelse eller omsætning. Du må ikke afvise en e-faktura og insistere på papirformat eller en simpel PDF.

Konkret betyder det:

• Du har brug for en e-mail-indbakke eller kanal, hvorigennem e-fakturaer kan modtages
• Du skal kunne behandle den modtagne fil i dit regnskab
• Du skal arkivere e-fakturaen i sit originale format (ikke udskrive den)

Hvilke formater vil du modtage som modtager?

I praksis vil du modtage to formater:

ZUGFeRD (mest almindelig i B2B): En PDF-fil, der ligner en normal faktura. I baggrunden er en maskinlæsbar XML-fil indlejret. Du kan åbne og læse filen med enhver PDF-læser — den automatiske behandling håndteres af din regnskabssoftware.

XRechnung (primært fra offentlige myndigheder): En ren XML-fil uden PDF-visning. Den er optimeret til maskinbehandling, men ikke direkte læsbar for det menneskelige øje. Du har brug for en viewer eller software, der kan vise XRechnung.

Hvordan behandler jeg en ZUGFeRD-faktura?

ZUGFeRD er det simplere tilfælde:

1. Åbn: Åbn filen som en normal PDF og gennemgå den visuelt
2. Importer: Indlæs filen i din regnskabssoftware — DATEV, Lexware, sevDesk og de fleste ERP-systemer genkender automatisk den indlejrede XML
3. Verificer: Sammenlign de udtrukne data (beløb, moms, fakturanummer) med PDF-visningen
4. Bogfør: Bogfør fakturaen som normalt — de fleste felter overføres automatisk
5. Arkiver: Gem den originale ZUGFeRD-fil (ikke kun PDF-visningen) GoBD-kompatibelt

Hvordan behandler jeg en XRechnung?

XRechnung kræver et ekstra trin, fordi der ikke er nogen læsbar PDF:

1. Visualiser: Åbn XML-filen med den gratis TaxLayer XML Viewer — alle fakturafelter vises tydeligt
2. Valider: Tjek valgfrit med XRechnung Validator, om alle EN 16931 obligatoriske felter er til stede
3. Importer: Indlæs XML-filen i din regnskabssoftware
4. Arkiver: Bevar den originale XML-fil

Hvad gør jeg, hvis min software ikke kan behandle e-fakturaer?

Hvis din regnskabssoftware endnu ikke understøtter automatisk e-fakturaimport:

• ZUGFeRD: Du kan bruge PDF-visningen som hidtil og manuelt overføre data. XML-dataene går ikke tabt — de forbliver indlejret i filen til senere.
• XRechnung: Brug TaxLayer XML Viewer til at vise fakturadata i en læsbar visning. Derfra kan du manuelt indtaste værdierne i dit regnskabssystem.

På lang sigt anbefaler vi at opdatere eller skifte din software. Alle gængse programmer (DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat, FastBill) understøtter nu e-fakturaimport.

Bør jeg validere indgående e-fakturaer?

Validering er ikke lovpligtigt, men anbefales af to grunde:

1. Sikr dit fradrag for indgående moms: En e-faktura med manglende obligatoriske felter (f.eks. intet momsregistreringsnummer, manglende linjeposter) kan bringe fradraget for indgående moms i fare
2. Fang fejl tidligt: Bedre at give afsenderen besked om fejl med det samme end måneder senere under en skatterevision

Den gratis TaxLayer Validator tjekker alle EN 16931 obligatoriske felter direkte i browseren — ingen installation, ingen upload til en server.

Hvordan arkiverer jeg modtagne e-fakturaer korrekt?

E-fakturaer er underlagt det samme opbevaringskrav som papirfakturaer (10 år). Vigtigt: e-fakturaen skal opbevares i det originale format:

• ZUGFeRD: Gem den originale PDF-fil med indlejret XML (ikke som udskrift eller skærmbillede)
• XRechnung: Gem den originale XML-fil

Et udskrift eller konvertering til et andet format er ikke GoBD-kompatibelt. Flere detaljer finder du i vores artikel GoBD-kompatibel e-fakturaarkivering.

TaxLayer konverterer automatisk dine udgående PDF-fakturaer til validerede ZUGFeRD- eller XRechnung-filer — 2 konverteringer pr. måned gratis, intet kreditkort. Prøv det nu.