Selvstændige og e-fakturering: Hvad gælder fra 2025?
Mange små virksomheder under § 19 UStG antager, at e-fakturakravet ikke gælder for dem. Det er en farlig misforståelse. Loven om vækstmuligheder skelner klart mellem modtagelses- og afsendelsespligten — og for modtagelsespligten er der ingen undtagelse for små virksomheder.
> Kort svar: Små virksomheder har været forpligtet til at modtage og arkivere e-fakturaer siden 1. januar 2025. Afsendelsespligten træder i kraft 1. januar 2028 — uanset omsætning. ZUGFeRD er det anbefalede format, fordi det forbliver læsbart som PDF og ikke kræver et ERP-system.
Gælder modtagelsespligten for små virksomheder?
Siden 1. januar 2025 skal alle virksomheder i Tyskland kunne modtage e-fakturaer. Det inkluderer eksplicit små virksomheder. Lovgiveren har ikke givet nogen omsætningsgrænse eller undtagelse her.
Hvad betyder det i praksis?
- Hvis en forretningspartner sender dig en ZUGFeRD- eller XRechnung-fil, skal du kunne acceptere og arkivere den.
- Du må ikke anmode om, at afsenderen i stedet leverer en konventionel PDF eller papirfaktura.
- Den modtagne e-faktura skal arkiveres GoBD-kompatibelt — dvs. uændret, maskinlæsbar i 10 år.
For de fleste små virksomheder betyder det: du har brug for en e-mail-indbakke til modtagelse af fakturaer og en revisionssikker opbevaringsløsning. En ZUGFeRD-PDF kan åbnes som en normal PDF — det er en af fordelene ved dette format.
Hvornår begynder afsendelsespligten for små virksomheder?
| Periode | Regler for små virksomheder |
|---|---|
| Indtil 31. dec. 2026 | Papirfakturaer og simple PDF'er er stadig tilladt |
| 1. jan. 2027 | Afsendelsespligt kun for virksomheder med foregående års omsætning > 800.000 € — små virksomheder er typisk ikke berørt |
| 1. jan. 2028 | Afsendelsespligt for alle virksomheder, herunder små virksomheder |
Fra 1. januar 2028 skal små virksomheder også sende deres B2B-fakturaer som e-fakturaer. Momssatsen forbliver 0 % — men formen på fakturaen skal opfylde de tekniske krav i EN 16931. Mere om fristerne: E-fakturakrav 2027.
Hvad skal små virksomheder inkludere i en e-faktura?
En e-faktura fra en lille virksomhed indeholder de samme obligatoriske felter som enhver anden EN 16931-kompatibel faktura, med følgende specifikationer:
- Momskategori: Kode E (Exempt — momsfritaget) i stedet for S (Standard)
- Momssats: 0 %
- Fritagelsesgrund: Henvisning til småvirksomhedsreguleringen under § 19 UStG (BT-120 eller BT-121)
- Momsregistreringsnummer: Ikke obligatorisk. Skattenummeret (BT-32) er tilstrækkeligt.
Eksempel på meddelelsestekst til fakturaen
> "Ifølge § 19 UStG opkræves der ingen moms."
Denne meddelelse inkluderes i den strukturerede XML i e-fakturaen som Tax Exemption Reason (BT-120).
Hvilke løsninger er tilgængelige for små virksomheder?
Små virksomheder har typisk hverken et ERP-system eller regnskabssoftware, der kan generere e-fakturaer. Der er flere praktiske muligheder:
Mulighed 1: Regnskabssoftware — Programmer som sevDesk, lexoffice eller FastBill tilbyder ZUGFeRD-eksport (fra ca. 7–15 €/måned).
Mulighed 2: Konverter PDF-fakturaer — Du fortsætter med at oprette dine fakturaer med Word eller Excel og konverterer derefter PDF'en med TaxLayer til ZUGFeRD. Ingen ny software nødvendig, de første 2 konverteringer pr. måned er gratis.
Mulighed 3: XRechnung Generator — Til simple fakturaer kan du bruge XRechnung Generator uden registrering.
Flere muligheder sammenlignet: Opret e-faktura: 5 metoder sammenlignet.
Hvorfor er ZUGFeRD det bedste valg for små virksomheder?
For små virksomheder er ZUGFeRD (ikke XRechnung) næsten altid det rigtige format:
- Menneskelæsbart: Kunder kan åbne fakturaen som en normal PDF
- Nem afsendelse: Pr. e-mail som vedhæftning, ligesom før
- Ingen Leitweg-ID nødvendig: Kun relevant for XRechnung til offentlige myndigheder
- DATEV-kompatibel: Skatterådgivere kan importere ZUGFeRD direkte
- Arkivvenlig: PDF/A-3 er egnet til langtidsarkivering og GoBD-kompatibel
Tjekliste: E-fakturering for små virksomheder
- E-mail-indbakke oprettet til modtagelse af e-fakturaer
- Arkiveringsløsning for indgående e-fakturaer (GoBD-kompatibel, 10 år)
- Skattenummer inkluderet i alle udgående fakturaer
- Henvisning til § 19 UStG i alle fakturaer
- Værktøj valgt til oprettelse af ZUGFeRD-fakturaer
- Testfaktura oprettet og tjekket med Validator
TaxLayer konverterer dine eksisterende PDF-fakturaer til validerede ZUGFeRD-filer — uden at du behøver at lære et nyt faktureringsprogram. Småvirksomhedsreguleringen afspejles automatisk korrekt: momskategori E, momssats 0 %, fritagelsesmeddelelse iht. § 19 UStG. De første 2 konverteringer pr. måned er gratis — intet kreditkort, intet abonnement.
Ofte stillede spørgsmål
Skal små virksomheder kunne modtage e-fakturaer?
Ja. Siden 1. januar 2025 skal alle virksomheder, herunder små virksomheder under § 19 UStG, kunne modtage e-fakturaer og arkivere dem GoBD-kompatibelt.
Hvornår skal små virksomheder begynde at sende e-fakturaer?
Fra 1. januar 2028. Afsendelsespligten fra 2027 gælder kun for virksomheder med foregående års omsætning over 800.000 €. For små virksomheder træder den generelle forpligtelse i kraft i 2028.
Har jeg brug for et momsregistreringsnummer som lille virksomhed?
Nej. Til e-fakturaen er dit skattenummer (BT-32) tilstrækkeligt. Et momsregistreringsnummer kræves kun for fællesskabsinterne leverancer.
Hvilken momskategori skal jeg angive som lille virksomhed?
Momskategori E (Exempt — momsfritaget), momssats 0 %, og som fritagelsesgrund: "Ifølge § 19 UStG opkræves der ingen moms." (BT-120).
Kan jeg stadig sende fakturaer med posten?
Fra 2028 ikke længere for B2B-transaktioner. Fakturaer til privatpersoner (B2C) er ikke berørt af e-fakturakravet og kan fortsat sendes på papir.
Jeg genererer mindre end 22.000 € i omsætning — er jeg virkelig berørt?
Ja. Grænsen på 22.000 € vedrører småvirksomhedsreguleringen (§ 19 UStG), ikke e-fakturakravet. For e-fakturakravet er der ingen omsætningsgrænse fra 2028 og fremefter.
Hvilket format er bedst for små virksomheder?
ZUGFeRD. Det er menneskelæsbart (PDF), kan sendes pr. e-mail, er DATEV-kompatibelt og kræver ikke en Leitweg-ID. Mere: Hvad er ZUGFeRD?.
Gratis værktøjer
Relaterede artikler
Konvertér dine PDF-fakturaer nu
Prøv TaxLayer gratis — 2 konverteringer pr. måned, intet kreditkort påkrævet.
Kom i gang