E-facturen ontvangen en verwerken: zo doet u het goed

De ontvangstverplichting voor e-facturen geldt sinds 1 januari 2025 zonder uitzondering voor alle bedrijven in Duitsland. Terwijl de verzendverplichting gefaseerd wordt ingevoerd, moet u als factuurontvanger al gestructureerde e-facturen conform EN 16931 kunnen ontvangen en verwerken. Dit is ook relevant voor Nederlandse bedrijven die facturen ontvangen van Duitse leveranciers.

> Kort antwoord: Sinds 2025 moeten alle bedrijven e-facturen in ZUGFeRD- of XRechnung-formaat kunnen ontvangen. ZUGFeRD-bestanden kunnen als een normale PDF worden geopend; XRechnung XML kan worden gevisualiseerd met een viewer of worden geïmporteerd in uw boekhoudsoftware.

Wat betekent de ontvangstverplichting in de praktijk?

De Wet groeikansen verplicht alle bedrijven sinds 2025 om e-facturen te accepteren — ongeacht grootte of omzet. U mag een e-factuur niet weigeren en aandringen op een papieren formaat of een gewone PDF.

Concreet betekent dit:

• U heeft een e-mailinbox of kanaal nodig via welke e-facturen kunnen worden ontvangen
• U moet het ontvangen bestand in uw boekhouding kunnen verwerken
• U moet de e-factuur in het originele formaat archiveren (niet afdrukken)

Welke formaten ontvangt u als ontvanger?

In de praktijk ontvangt u twee formaten:

ZUGFeRD (meest voorkomend bij B2B): Een PDF-bestand dat eruitziet als een normale factuur. Op de achtergrond is een machineleesbaar XML-bestand ingebed. U kunt het bestand openen en lezen met elke PDF-reader — de automatische verwerking wordt afgehandeld door uw boekhoudsoftware.

XRechnung (voornamelijk van overheidsinstanties): Een puur XML-bestand zonder PDF-weergave. Het is geoptimaliseerd voor machinale verwerking maar niet direct leesbaar voor het menselijk oog. U heeft een viewer of software nodig die XRechnung kan weergeven.

Hoe verwerk ik een ZUGFeRD-factuur?

ZUGFeRD is het eenvoudigere geval:

1. Openen: Open het bestand als een normale PDF en controleer het visueel
2. Importeren: Laad het bestand in uw boekhoudsoftware — DATEV, Lexware, sevDesk en de meeste ERP-systemen herkennen automatisch de ingebedde XML
3. Verifiëren: Vergelijk de geëxtraheerde gegevens (bedrag, btw, factuurnummer) met de PDF-weergave
4. Boeken: Boek de factuur zoals gebruikelijk — de meeste velden worden automatisch overgenomen
5. Archiveren: Bewaar het originele ZUGFeRD-bestand (niet alleen de PDF-weergave) op GoBD-conforme wijze

Hoe verwerk ik een XRechnung?

XRechnung vereist een extra stap omdat er geen leesbare PDF is:

1. Visualiseren: Open het XML-bestand met de gratis TaxLayer XML Viewer — alle factuurvelden worden overzichtelijk weergegeven
2. Valideren: Controleer optioneel met de XRechnung Validator of alle EN 16931 verplichte velden aanwezig zijn
3. Importeren: Laad het XML-bestand in uw boekhoudsoftware
4. Archiveren: Bewaar het originele XML-bestand

Wat doe ik als mijn software geen e-facturen kan verwerken?

Als uw boekhoudsoftware nog geen automatische e-factuurimport ondersteunt:

• ZUGFeRD: U kunt de PDF-weergave gebruiken zoals voorheen en de gegevens handmatig overnemen. De XML-gegevens gaan niet verloren — ze blijven ingebed in het bestand voor later.
• XRechnung: Gebruik de TaxLayer XML Viewer om de factuurgegevens in een leesbare weergave te tonen. Van daaruit kunt u de waarden handmatig invoeren in uw boekhoudsysteem.

Op de langere termijn raden wij aan uw software bij te werken of over te stappen. Alle gangbare programma’s (DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat, FastBill) ondersteunen inmiddels e-factuurimport.

Moet ik inkomende e-facturen valideren?

Validatie is niet wettelijk verplicht maar om twee redenen aanbevolen:

1. Uw vooraftrek van btw veiligstellen: Een e-factuur met ontbrekende verplichte velden (bijv. geen btw-nummer, ontbrekende regelposten) kan de vooraftrek van btw in gevaar brengen
2. Fouten vroegtijdig opvangen: Beter om de afzender direct te informeren over fouten dan maanden later bij een belastingcontrole

De gratis TaxLayer Validator controleert alle EN 16931 verplichte velden rechtstreeks in de browser — geen installatie, geen upload naar een server.

Hoe archiveer ik ontvangen e-facturen correct?

E-facturen vallen onder dezelfde bewaartermijn als papieren facturen (10 jaar). Belangrijk: de e-factuur moet worden bewaard in het originele formaat:

• ZUGFeRD: Bewaar het originele PDF-bestand met ingebedde XML (niet als afdruk of screenshot)
• XRechnung: Bewaar het originele XML-bestand

Een afdruk of conversie naar een ander formaat is niet GoBD-conform. Meer details vindt u in ons artikel GoBD-conforme e-factuurarchivering.

TaxLayer zet uw uitgaande PDF-facturen automatisch om in gevalideerde ZUGFeRD- of XRechnung-bestanden — 2 conversies per maand gratis, geen creditcard. Probeer het nu.