E-facturen maken: 5 methoden vergeleken

De e-facturatieverplichting komt eraan — en elk bedrijf heeft een oplossing nodig om ZUGFeRD- of XRechnung-bestanden te genereren. Maar de opties zijn onoverzichtelijk: ERP-modules, online tools, dienstverleners, Excel-sjablonen, doe-het-zelf-oplossingen. Sommige methoden kosten duizenden euro’s per jaar, andere zijn gratis.

> Kort antwoord: Voor mkb-bedrijven met een bestaande factureringsworkflow (Word, Excel, eenvoudige software) is een online converter zoals TaxLayer de snelste en meest betaalbare optie. Als u al ERP-software gebruikt, gebruik dan de e-factureringsmodule daarvan.

Welke opties zijn er voor het maken van e-facturen?

Methode 1: ERP of boekhoudsoftware

Hoe het werkt: Veel gevestigde programma’s hebben geïntegreerde e-factureringsmodules. U maakt de factuur zoals gebruikelijk en exporteert deze als ZUGFeRD of XRechnung.

Voorbeelden: DATEV, Lexware, sevDesk, lexoffice, Sage, SAP, Microsoft Dynamics

Voordelen: Naadloze integratie, automatisering, validatie, archivering

Nadelen: Kosten (vanaf €20/maand tot enkele duizenden euro’s), vendor lock-in, vaak te groot voor micro-bedrijven

Geschikt voor: Bedrijven die al boekhoudsoftware met e-factuurondersteuning gebruiken en meer dan 20 facturen per maand maken.

Methode 2: Online conversietools

Hoe het werkt: U blijft uw factuur met uw bestaande tool maken en exporteert deze als PDF. Vervolgens uploadt u de PDF naar een online tool die de gegevens via AI extraheert en een gevalideerde e-factuur genereert.

Voordelen: Geen workflowwijziging, direct inzetbaar, kosteneffectief (TaxLayer: 2 gratis/maand, Pro vanaf €15/maand), beide formaten beschikbaar

Nadelen: Elke factuur moet worden geüpload, AI-afhankelijk voor ongebruikelijke lay-outs

Geschikt voor: Freelancers, eenmanszaken en mkb-bedrijven die hun bestaande factureringsworkflow willen behouden. Vooral voor kleine ondernemers.

Methode 3: Excel-sjablonen met macro-export

Hoe het werkt: U vult een Excel-sjabloon in dat ZUGFeRD XML genereert uit de ingevoerde gegevens.

Voordelen: Gratis of goedkoop, geen installatie vereist

Nadelen: Foutgevoelig, geen PDF/A-3, geen validatie, niet schaalbaar

Geschikt voor: Technisch onderlegde eenmanszaken met 1–5 facturen per maand. Als alternatief kunt u de XRechnung Generator zonder macro’s gebruiken.

Methode 4: E-factuurdienstverleners

Hoe het werkt: Gespecialiseerde dienstverleners (Basware, Comarch, crossinx, Seeburger) genereren, valideren en versturen e-facturen als beheerde dienst — vaak direct via PEPPOL of ZRE.

Voordelen: Volledig uitbesteed, compliance gegarandeerd, multi-channel verzending

Nadelen: Vanaf ca. €50/maand, contractverplichting, instelwerk

Geschikt voor: Middelgrote en grote bedrijven met meer dan 500 facturen per maand.

Methode 5: Handmatige XML-creatie

Hoe het werkt: U schrijft de XML handmatig of genereert deze met een eigen script.

Voordelen: Volledige controle, gratis

Nadelen: Extreem arbeidsintensief, hoog foutpercentage, geen PDF/A-3, onderhoud bij formaatwijzigingen

Geschikt voor: Ontwikkelaars die e-facturen integreren in eigen software — niet voor dagelijkse factuurverwerking.

Hoe verhouden de vijf methoden zich direct tot elkaar?

Welke methode past bij mijn bedrijf?

• Gebruikt u al DATEV, Lexware of sevDesk? → Controleer of uw huidige versie e-facturen kan genereren.
• Maakt u facturen met Word, Excel of een eenvoudig tool? → Een online converter zoals TaxLayer vult uw workflow aan zonder wijzigingen.
• Factureert u regelmatig aan overheidsinstanties? → U heeft XRechnung nodig en mogelijk PEPPOL — een Leitweg-ID is verplicht.
• Schrijft u 1–3 facturen per maand? → TaxLayer Free is voldoende (2 conversies/maand gratis).

Controleer uw gegenereerde e-facturen voor verzending met de gratis Validator.

TaxLayer is het snelste pad voor bedrijven die hun factureringsworkflow niet willen veranderen. Upload uw PDF, controleer de door AI geëxtraheerde gegevens en download een gevalideerd ZUGFeRD- of XRechnung-bestand. Begin gratis — geen creditcard, geen abonnement.