Czym jest ZUGFeRD? Format faktury hybrydowej wyjaśniony prosto

Wiele firm po raz pierwszy słyszy termin ZUGFeRD w związku z obowiązkiem e-faktury i zastanawia się, o co chodzi. Odpowiedź jest przyjemnie prosta: ZUGFeRD to format faktur, który wygląda jak zwykły PDF, ale dodatkowo zawiera odczytywalne maszynowo dane.

> Krótka odpowiedź: ZUGFeRD to hybrydowy format faktur, który łączy czytelny dla człowieka PDF z osadzonym odczytywalnym maszynowo XML. Od profilu EN 16931 (COMFORT) jest zgodny z obowiązkiem e-faktury wynikającym z Ustawy o szansach na wzrost.

Czym dokładnie jest ZUGFeRD i jak działa?

ZUGFeRD to skrót od Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (Centralny Przewodnik Użytkownika Forum Elektronicznego Fakturowania Niemiec). Łączy dwa światy w jednym pliku:

• Czytelny dla człowieka: Zwykły PDF, który każdy może otworzyć i przeczytać
• Odczytywalny maszynowo: Osadzony plik XML (zgodny ze standardem UN/CEFACT CII), który oprogramowanie może przetwarzać automatycznie

Format opiera się na międzynarodowym standardzie PDF/A-3 i europejskim standardzie EN 16931. Technicznie XML jest osadzony jako załącznik w pliku PDF -- podobnie jak załącznik w e-mailu, tyle że niewidocznie.

Czym ZUGFeRD różni się od Factur-X i XRechnung?

Te trzy terminy często wywołują zamieszanie:

Ważne: ZUGFeRD 2.1 i Factur-X są technicznie identyczne. Opierają się na tym samym schemacie XML i oba są zgodne z EN 16931.

Jakie profile ZUGFeRD są dostępne?

ZUGFeRD definiuje różne profile o rosnącym poziomie szczegółowości:

1. MINIMUM -- Tylko najważniejsze dane faktury
2. BASIC WL -- Podstawowe dane bez szczegółów pozycji
3. BASIC -- Podstawowe dane ze szczegółami pozycji
4. EN 16931 (COMFORT) -- Wszystkie pola obowiązkowe standardu europejskiego
5. EXTENDED -- Rozszerzone dane do złożonych procesów biznesowych

Dla obowiązku e-faktury w Niemczech wymagany jest co najmniej profil EN 16931 (COMFORT). Szczegółowe wyjaśnienie wszystkich profili znajdziesz w artykule Profile ZUGFeRD -- wyjaśnienie.

Dlaczego ZUGFeRD jest najlepszym wyborem dla większości firm?

• Format hybrydowy: Odbiorcy bez oprogramowania do e-faktur mogą korzystać z widoku PDF
• Zgodność z EN 16931: Spełnia europejski standard dla faktur elektronicznych
• Szerokie rozpowszechnienie: Obsługiwany przez wszystkie główne systemy ERP
• Zgodność z DATEV: Doradca podatkowy może importować pliki ZUGFeRD bezpośrednio
• Przyjazny dla archiwizacji: PDF/A-3 jest odpowiedni do długoterminowej archiwizacji i zgodny z GoBD
• Przyszłościowy: Oficjalnie zalecany przez Forum Elektronicznego Fakturowania Niemiec

Jak utworzyć fakturę ZUGFeRD?

Najłatwiej: prześlij istniejącą fakturę PDF na TaxLayer. Sztuczna inteligencja automatycznie wyodrębnia wszystkie dane i tworzy zwalidowany plik ZUGFeRD 2.1 -- w mniej niż 30 sekund. Instrukcja krok po kroku znajduje się w artykule Konwersja PDF na ZUGFeRD.

Chcesz sprawdzić istniejący plik ZUGFeRD? Użyj bezpłatnego Walidatora ZUGFeRD -- działa z plikami XML i plikami ZUGFeRD PDF bezpośrednio w przeglądarce, bez przesyłania danych poza komputer.