ZUGFeRD und XRechnung öffnen und lesen: die XML-Rechnung sichtbar machen

Sie erhalten eine Rechnung als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung-XML, doch beim Doppelklick erscheint entweder nur ein scheinbar normales PDF oder eine Wand aus XML-Tags. Die häufigste Frage von Empfängern lautet deshalb nicht, wie man eine E-Rechnung erstellt, sondern wie man sie überhaupt lesbar auf den Bildschirm bekommt.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie beide Formate öffnen, die Rechnungsdaten sichtbar machen und woran Sie erkennen, ob eine Datei überhaupt eine gültige E-Rechnung ist. Wichtig vorab: Öffnen und Ansehen ist etwas anderes als Validieren, und beides ist wieder etwas anderes als der Import in die Buchhaltung.

> Kurzantwort: Eine ZUGFeRD-Datei ist ein PDF und öffnet sich in jedem PDF-Reader; die eingebetteten Daten stecken unsichtbar als Anhang factur-x.xml darin. Eine XRechnung ist reines XML und zeigt beim Öffnen nur Code. Sichtbar wird sie über einen Viewer, ein Visualisierungs-Stylesheet (XSLT) oder Ihre Buchhaltungssoftware. Den kostenlosen TaxLayer Viewer können Sie dazu direkt im Browser nutzen.

Drei Dinge, die "öffnen" bedeuten kann

Bevor Sie zum Werkzeug greifen, klären Sie, was Sie eigentlich vorhaben. Hinter dem Wunsch, eine E-Rechnung zu öffnen, stecken meist drei verschiedene Ziele:

• Ansehen und lesen: Sie wollen Betrag, Steuer und Positionen prüfen, so wie bei einer Papierrechnung.
• Validieren: Sie wollen wissen, ob die Datei alle Pflichtfelder der EN 16931 erfüllt und formal gültig ist.
• Importieren: Sie wollen die Daten in Ihre Buchhaltung übernehmen und verbuchen.

Dieser Beitrag behandelt den ersten Fall. Für die Validierung lesen Sie KoSIT Validator: Dateien prüfen, für den Import E-Rechnung empfangen und verarbeiten.

ZUGFeRD öffnen: einfach wie ein PDF

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Nach außen ist es ein ganz normales PDF (genauer: ein PDF/A-3), nach innen trägt es eine maschinenlesbare XML-Datei als Anhang. Deshalb gilt:

1. Datei mit einem beliebigen PDF-Reader öffnen (Acrobat Reader, Vorschau unter macOS, der PDF-Viewer im Browser).
2. Die Rechnung wird wie gewohnt angezeigt und lässt sich lesen und ausdrucken.
3. Die strukturierten Daten bleiben unsichtbar im Hintergrund und werden von Buchhaltungssoftware automatisch ausgelesen.

Wollen Sie das eingebettete XML sehen, öffnen Sie im PDF-Reader die Anhangsliste (in Acrobat Reader über das Büroklammer-Symbol). Dort finden Sie bei ZUGFeRD 2.x und Factur-X die Datei factur-x.xml, bei älterem ZUGFeRD 1.0 heißt sie ZUGFeRD-invoice.xml. Diese Datei können Sie speichern und separat ansehen. Mehr zum Verhältnis beider Begriffe steht in Factur-X und ZUGFeRD.

XRechnung öffnen: reines XML sichtbar machen

Eine XRechnung ist kein PDF, sondern eine reine XML-Datei (je nach Variante in der Syntax UBL oder CII). Ein Doppelklick öffnet sie im Browser oder im Texteditor, und Sie sehen nur verschachtelte Tags wie 1190.00. Das ist technisch korrekt, aber für Menschen kaum lesbar.

Um die Rechnung lesbar zu machen, haben Sie mehrere Wege:

• Online-Viewer: Die XML-Datei in einen Viewer laden, der die Felder in einer übersichtlichen Rechnungsansicht darstellt. Der kostenlose TaxLayer Viewer macht das direkt im Browser, ohne dass die Datei auf einen Server hochgeladen wird.
• Visualisierungs-Stylesheet (XSLT): Die KoSIT und das XRechnung-Projekt stellen offizielle XSLT-Stylesheets bereit, die aus dem XML eine lesbare HTML-Ansicht erzeugen. Damit sieht die XRechnung fast aus wie eine klassische Rechnung.
• Buchhaltungssoftware: DATEV, Lexware Office und sevDesk zeigen eine eingelesene XRechnung in lesbarer Form an.

Welches Werkzeug zeigt was?

"XRechnung in PDF umwandeln": sinnvoll oder nicht?

Viele Empfänger suchen danach, eine XRechnung in eine PDF umzuwandeln. Das ist verständlich, aber es gibt einen wichtigen Unterschied: Sie können die XRechnung jederzeit als PDF visualisieren und ausdrucken, etwa über ein XSLT-Stylesheet oder die Druckfunktion eines Viewers. Dieses PDF ist jedoch nur eine Ansicht für das Auge, keine gültige E-Rechnung.

Für die Aufbewahrung gilt deshalb: Archivieren Sie immer die originale XML-Datei, nicht das daraus erzeugte PDF. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht erfüllt die GoBD-Anforderungen nicht, weil die strukturierten Daten verloren gehen. Umgekehrt ist der Weg von der PDF zur E-Rechnung ein echter Konvertierungsschritt, den der Beitrag PDF in XRechnung umwandeln beschreibt.

Öffnen heißt nicht prüfen

Dass sich eine Datei öffnen und lesen lässt, heißt nicht, dass sie gültig ist. Eine XRechnung kann sauber im Viewer erscheinen und trotzdem gegen eine Geschäftsregel verstoßen, etwa eine fehlende Leitweg-ID (BR-DE-01) oder inkonsistente Summen (BR-CO-10). Solche Fehler sehen Sie erst bei der Validierung.

Wenn Sie also eine eingehende Rechnung nicht nur ansehen, sondern vor der Verbuchung absichern wollen, prüfen Sie sie zusätzlich mit einem Validator. Wie das geht, zeigt KoSIT Validator: ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien prüfen.

Und wenn Sie selbst E-Rechnungen verschicken müssen?

Das Öffnen betrifft eingehende Rechnungen. Umgekehrt, wenn Sie ausgehende Rechnungen ins Format ZUGFeRD oder XRechnung bringen müssen, laden Sie Ihre fertige PDF bei TaxLayer hoch und erhalten eine geprüfte E-Rechnung zum Download. Jede Datei wird vor der Ausgabe automatisch gegen die EN 16931 validiert, und die ersten zwei Konvertierungen pro Monat sind kostenlos. Zum Ansehen und Prüfen einer bereits erhaltenen Datei genügt dagegen der kostenlose TaxLayer Viewer und Validator. Fragen beantworten wir unter info@taxlayer.de.